Urzędnik ds. wprowadzania danych administracyjnych

Nasza firma, której celem jest świadczenie wyjątkowych usług i utrzymywanie zorganizowanych operacji biznesowych, poszukuje zorientowanego na szczegóły urzędnika ds. wprowadzania danych administracyjnych, który dołączy do naszego zespołu. Jeśli doskonale radzisz sobie z zarządzaniem dokumentacją, dokładnym wprowadzaniem danych i niezależną pracą w środowisku zdalnym, ta oferta może być dla Ciebie idealna. Na tym stanowisku będziesz odpowiedzialny za utrzymywanie plików cyfrowych, aktualizację baz danych, organizowanie dokumentacji administracyjnej oraz zapewnianie dokładnego i wydajnego wprowadzania informacji.

Twoja dbałość o szczegóły, niezawodność i dokładność danych odegrają ważną rolę we wspieraniu codziennych operacji i pomaganiu naszemu zespołowi w utrzymaniu organizacji i produktywności. Â Kluczowe obowiązki: Â Przyjmowanie i indeksowanie. Otrzymuj pliki z udostępnionych skrzynek odbiorczych, portali, wewnętrznych narzędzi do sprzedaży biletów i folderów w chmurze. Potwierdź typ dokumentu, wymagane pola, podpisy i załączniki.

Indeksuj każdy rekord przy użyciu standardowych metadanych (identyfikator klienta/projektu, data, kategoria dokumentu, wersja, region). Â Organizacja dokumentów. Stosuj ustandaryzowane konwencje nazewnictwa i struktury folderów. Konwertuj formaty w razie potrzeby (scalanie/dzielenie plików PDF, przekształcanie obrazu w plik PDF, kompresja, oznaczanie wersji).

Zarządzaj kontrolowanymi bibliotekami (wersja ostateczna, wersja robocza lub zarchiwizowana), w tym znacznikami przechowywania. Â Kontrola jakości Codziennie sprawdzaj, czy nie ma duplikatów, błędnych plików, brakujących stron i nieczytelnych skanów. Oznacz wyjątki i kieruj je do właściwego właściciela za pomocą przejrzystych notatek. Utrzymuj dzienniki błędów i przyczyniaj się do ulepszeń procesów, które ograniczają liczbę przeróbek. Â Zarządzanie dokumentacją i zgodność z przepisami Postępuj z wrażliwymi dokumentami przy ścisłej kontroli dostępu i zachowaniu poufności.

Postępuj zgodnie z harmonogramami przechowywania, instrukcjami dotyczącymi przechowywania danych oraz zasadami usuwania/archiwizacji. Wspieraj audyty, szybko gromadząc zapisy i dokumentując etapy łańcucha dostaw. Â Współpraca i komunikacja. Koordynuj działania z zespołami HR, finansowym, operacyjnym, prawnym lub klientem, aby wyjaśnić wymagania dotyczące plików.

Dostarczaj aktualizacje statusu dotyczące zaległości, czasu realizacji i problemów wykrytych podczas przetwarzania. Â Narzędzia, których możesz używać: Â Przechowywanie w chmurze (Google Drive/SharePoint/Dropbox), narzędzia do obsługi dokumentów (Adobe Acrobat lub odpowiedniki), arkusze kalkulacyjne, sprzedaż biletów (Jira/Asana/ServiceNow), platformy podpisów elektronicznych i podstawowe narzędzia biurowe. Mierniki sukcesu (przykłady): Wskaźnik dokładności (wskaźnik błędów w plikach/metadanych) Czas realizacji od otrzymania do złożenia Rozmiar zaległości i dzienna przepustowość Audyt szybkość i kompletność wyszukiwania. Zgodność z przepisami (kontrola dostępu, oznaczanie przechowywania). Â Kwalifikacje: Â Doświadczenie w zarządzaniu dokumentacją, wsparciu administracyjnym, pracy biurowej lub kontroli dokumentów (preferowane).

Silna dbałość o szczegóły; potrafi konsekwentnie przestrzegać zasad nazewnictwa/składania danych. Komfortowe postępowanie z poufnymi informacjami i przestrzeganie rygorystycznych procedur. Podstawowa znajomość obsługi komputera: systemy plików, arkusze kalkulacyjne, pliki PDF i narzędzia do współpracy. Â Podczas składania aplikacji wspomnij słowo **PINNACLE** i tag ROTIuMjA0LjIxMS4xNg==, aby pokazać, że całkowicie przeczytałeś ogłoszenie o pracę (#ROTIuMjA0LjIxMS4xNg==).

Jest to funkcja w wersji beta, która pozwala uniknąć spamowania kandydatów. Firmy mogą wyszukiwać te słowa, aby znaleźć kandydatów, którzy to przeczytają i zobaczą, że są ludźmi.