Asystent wykonawczy

Asystent wykonawczy (w niepełnym wymiarze godzin) Raportuje do: Dyrektora wykonawczego Lokalizacja: Zdalna (globalna) - 60% zakontraktowanych godzin przepracowanych jest w godzinach podstawowych 09:00 - 17:00 GMT Rodzaj umowy: Wykonawca na pół etatu Obowiązek czasowy: 20 godzin tygodniowo Czas trwania: 6 miesięcy z możliwością przedłużenia zarówno pod względem godzin, jak i długości umowy, w zależności od wydajności i potrzeb organizacyjnych Informacje o HOTHumanitarian OpenStreetMap Zespół (HOT) łączy w sobie mapowanie partycypacyjne, rozwój kierowany przez społeczność, reakcję humanitarną, otwarte dane i technologię, wraz z utalentowanym i zróżnicowanym zespołem rozproszonym po całym świecie.HOT to organizacja pozarządowa, która wspiera dynamiczną globalną społeczność tysięcy oddanych wolontariuszy, organizacji społecznych i partnerskich korzystających z map i otwartych danych na potrzeby działań humanitarnych i celów zrównoważonego rozwoju. Współpracując z partnerami humanitarnymi i rozwojowymi, takimi jak Czerwony Krzyż, Lekarze Bez Granic, agencje ONZ, rządy i inne, społeczność HOT w ramach solidarności z osobami dotkniętymi katastrofą lub zagrożonymi katastrofą, udostępnia mapy i dane potrzebne pracownikom pomocy do wykonywania pracy ratującej życie. Opis roli Asystent wykonawczy ściśle współpracuje z dyrektorem wykonawczym, aby zapewnić strategiczne wsparcie administracyjne, poufne i związane z operacjami kadrowymi.

Ta rola koordynuje i zarządza szeregiem obowiązków wykonawczych, operacyjnych i sekretarskich, zapewniając sprawne i skuteczne funkcjonowanie biura dyrektora wykonawczego oraz umożliwiając realizację priorytetów organizacyjnych. Ta rola wymaga doskonałych umiejętności komunikacyjnych, wyjątkowych zdolności organizacyjnych, rozsądnej oceny i proaktywnego podejścia do zarządzania konkurencyjnymi priorytetami w dynamicznym i wielokulturowym środowisku. Podstawowym celem osoby na tym stanowisku jest przejęcie odpowiedzialności za wszystkie zadania administracyjne, w tym organizowanie dziennych i miesięcznych kalendarzy, badania, planowanie spotkań, konferencji, koordynacja i organizacja podróży, a także doskonałe doświadczenie w zarządzaniu wieloma zadaniami i/lub projektami.

Osoba na tym stanowisku będzie ściśle współpracować z kolegami z HOT i zespołem kierowniczym, aby pomóc w śledzeniu określonych priorytetów i zapewnić świadomość terminów. Kluczowe obowiązki Kluczowe wsparcie administracyjne dyrektora wykonawczego: Zarządzanie kalendarzem dyrektora wykonawczego, planowanie i ustalanie priorytetów spotkań, spotkań i ustaleń dotyczących podróży, w tym wiz, planów podróży, zakwaterowania i transferów; Monitorowanie korespondencji przychodzącej, w tym e-maili i wybranych komunikatów pisemnych w imieniu dyrektora wykonawczego, oraz zarządzanie nimi; We współpracy z zespołem ds. komunikacji przygotowywanie i przeglądanie notatek informacyjnych, prezentacji i innych komunikatów zgodnie z wysokim standardem, zapewniającym ton, dokładność, profesjonalizm i profesjonalizm w imieniu dyrektora wykonawczego.

Dyrektor Wykonawczy;

Utrzymywanie skutecznej komunikacji pomiędzy Dyrektorem Wykonawczym a zespołami wielofunkcyjnymi, zapewniając terminowy przepływ informacji;Wsparcie w ustalaniu priorytetów i komunikacji w całej organizacji.Zarządzaj poufnymi i wrażliwymi informacjami przez cały czas z całkowitą dyskrecją;Przeglądaj i zatwierdzaj miesięczne karty czasu pracy dla wszystkich bezpośrednich podwładnych Dyrektora Wykonawczego; wraz z innymi zadaniami administracyjnymi, w tym wydatkami.2. Koordynacja spotkań i wydarzeńOrganizowanie i koordynowanie spotkań wewnętrznych i zewnętrznych, w tym spotkań kierownictwa i/lub zadań zewnętrznych;Przygotowywanie programów, sporządzanie pakietów spotkań i konferencji, prezentacji oraz rozpowszechnianie dokumentów z wyprzedzeniem;W razie potrzeby uczestniczenie w spotkaniach w imieniu dyrektora wykonawczego, sporządzanie dokładnych protokołów i śledzenie uzgodnionych działań do końca;Koordynowanie logistyki wydarzeń, warsztatów i zadań zewnętrznych z udziałem dyrektora wykonawczego;3. Wsparcie projektowe i strategiczneWspieranie dyrektora wykonawczego w śledzeniu postępów w realizacji priorytetów strategicznych i kluczowych rezultatówKoordynowanie międzyfunkcyjnych działań następczych w imieniu dyrektora wykonawczego, zapewnienie odpowiedzialności i terminowości dostawPomoc w przygotowywaniu dokumentów zarządu, miesięcznych aktualizacji wszystkich pracowników (kącik przywództwa) i dokumentów organizacyjnych zgodnie z wymaganiami. we współpracy z zespołem operacyjnym.Badanie i przygotowywanie projektów rozmów i slajdów za pomocą Google Slide na spotkania wewnętrzne i zewnętrzne;Specyfikacja osobyNiezbędne:Udokumentowane doświadczenie na stanowisku asystenta wykonawczego, asystenta osobistego lub starszego sekretarza wspierającego kierownictwo wyższego szczebla lub kierownictwo wyższego szczebla;Minimum 2-3 lata praktycznego doświadczenia;Wyjątkowe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej w języku angielskimDoskonałe umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem, z możliwością jednoczesnego zarządzania wieloma priorytetami i koordynacji w różnych strefach czasowych Biegłość w G-Suite (Dokumenty, Prezentacje, Arkusze Google) i umiejętność posługiwania się narzędziami do wirtualnej współpracy (Zoom, Teams, Miro, Google Workspace, Asana, Egencia, Neon-One itp.); Umiejętność samodzielnej pracy, wykazywania inicjatywy i zachowania spokoju pod presją; Wysoki poziom dyskrecji, profesjonalizmu i poufności; Duża dbałość o szczegóły i dokładność; Możliwość samodzielnej pracy przy minimalnym nadzorze; Mimo że jest to struktura zdalna, od osoby zatrudnionej na tym stanowisku wymagane będzie zapewnienie że co najmniej 60% ich zakontraktowanych godzin jest przepracowanych w podstawowych godzinach 09:00 - 17:00 GMT, aby wspierać efektywną współpracę z dyrektorem wykonawczym i interesariuszami organizacyjnymi;PożądaneDoświadczenie w pracy w organizacji międzynarodowej, non-profit lub z sektora rozwojowegoZnajomość zarządzania zarządem i procesów raportowaniaDoświadczenie we wspieraniu zdalnych lub rozproszonych geograficznie zespołów Biegłość w dodatkowym języku odpowiednim dla regionów operacyjnych HOT;Znajomość organizacji humanitarnej Misja i wartości zespołu OpenStreetMap; Znajomość ekosystemów OpenStreetMap, map humanitarnych, GIS/narzędzi do gromadzenia danych lub programów prowadzonych przez społeczność.

Aby aplikowaćZainteresowane osoby powinny przesłać CV i oświadczenie o zainteresowaniu (jako jeden dokument) nie dłuższe niż 2 strony, określając: Twoją motywację do ubiegania się o tę rolę; Umiejętności i doświadczenie istotne do pełnienia tej roli; W jaki sposób ta rola jest zgodna z Twoimi celami zawodowymi i zawodowymi. Prosimy o przesłanie zgłoszenia do CoB w czwartek, 16 lipca 2026 r. Zachęcamy do wcześniejszego przesłania, ponieważ zgłoszenia będą rozpatrywane na bieżąco.

Należy pamiętać, że wakat może zostać zamknięty przed wyznaczonym terminem, jeśli liczba otrzymanych aplikacji przekroczy 250. Wynagrodzenie: 11,56 USD do 17,34 USD (w zależności od aktualnej lokalizacji podatkowej) Oryginalnie opublikowane w Himalajach