Urzędnik ds. plików

Aktywnie rekrutujemy niezawodnego i skoncentrowanego na stanowisku Remote File Clerk, który będzie odpowiedzialny za utrzymywanie ciągłych aktualizacji baz danych naszej firmy. Na tym stanowisku będziesz komunikować się zarówno z pracownikami wewnętrznymi, jak i klientami, aby zbierać informacje, które zostaną dokładnie i szybko wprowadzone do odpowiednich baz danych. Â Kluczowe obowiązki: Â Przyjmowanie i indeksowanie: Otrzymuj pliki ze wspólnych skrzynek odbiorczych, portali, wewnętrznych narzędzi do obsługi zgłoszeń i folderów w chmurze. Potwierdź typ dokumentu, wymagane pola, podpisy i załączniki.

Indeksuj każdy rekord przy użyciu standardowych metadanych (identyfikator klienta/projektu, data, kategoria dokumentu, wersja, region). Â Organizacja dokumentów: Stosuj ustandaryzowane konwencje nazewnictwa i struktury folderów. Konwertuj formaty, jeśli zajdzie taka potrzeba (scalanie/dzielenie plików PDF, przekształcanie obrazu do formatu PDF, kompresja, etykietowanie wersji). Kontroluj biblioteki (ostateczne, robocze lub zarchiwizowane), w tym znaczniki przechowywania. Â Kontrola jakości Codziennie sprawdzaj, czy nie ma duplikatów, błędnych plików, brakujących stron i nieczytelnych skanów.

Oznaczaj wyjątki i kieruj je do właściwego właściciela za pomocą przejrzystych notatek. Prowadź dzienniki błędów i przyczyniaj się do ulepszeń procesów, które redukują liczbę przeróbek. Â Zarządzanie dokumentacją i zgodność z nią: Obchodź się z wrażliwymi dokumentami przy ścisłej kontroli dostępu i zachowaniu poufności. Przestrzegaj harmonogramów przechowywania, instrukcji prawnych dotyczących przechowywania oraz zasad usuwania/archiwizacji.

Wspieraj audyty, szybko pobierając dokumenty i dokumentując etapy łańcucha dostaw. Â Współpraca i komunikacja: Koordynuj działania z działem HR, finansowym, operacyjnym, prawnym lub klientem w celu wyjaśnienia wymagań dotyczących plików. Zapewniaj aktualizacje statusu dotyczące zaległości, czasu realizacji i problemów wykrytych podczas przetwarzania. Â Narzędzia, których możesz używać: Â Przechowywanie w chmurze (Google Drive/SharePoint/Dropbox), narzędzia do obsługi dokumentów (Adobe Acrobat lub odpowiedniki), arkusze kalkulacyjne, sprzedaż biletów (Jira/Asana/ServiceNow), platformy podpisów elektronicznych i podstawowe narzędzia biurowe. Â Wskaźniki sukcesu (przykłady): Â Stopień dokładności (wskaźnik błędów w plikach/metadanych) Czas realizacji od otrzymania do złożenia Rozmiar zaległości i dzienna wydajność Szybkość i kompletność wyszukiwania w ramach audytu Zgodność z przepisami (kontrola dostępu, oznaczanie przechowywania) Â Kwalifikacje: Doświadczenie w zarządzaniu dokumentacją, wsparciu administracyjnym, pracy biurowej lub kontroli dokumentów (preferowane). Duża dbałość o szczegóły; potrafi konsekwentnie przestrzegać zasad nazewnictwa/przechowywania.

Komfortowa obsługa poufnych informacji i przestrzeganie ścisłych procedur. Podstawowa znajomość obsługi komputera: systemy plików, arkusze kalkulacyjne, pliki PDF i narzędzia do współpracy. Â Podczas składania aplikacji wspomnij słowo **FERVENTLY** i tag ROTIuMjA0LjIxMS4xNg==, aby pokazać, że całkowicie zapoznałeś się z ogłoszeniem o pracę (#ROTIuMjA0LjIxMS4xNg==). Jest to funkcja w wersji beta, która pozwala uniknąć spamowania kandydatów.

Firmy mogą wyszukiwać te słowa, aby znaleźć kandydatów, którzy to przeczytają i zobaczą, że są ludźmi.