Wirtualny Asystent Wykonawczy

Zirtual to firma zrównoważona między życiem zawodowym a prywatnym, która zapewnia klientom doświadczonych, wysoko wykwalifikowanych zdalnych asystentów zarówno do potrzeb osobistych, jak i zawodowych. Nasi Asystenci Wykonawczy są zaangażowani w zapewnianie wydajnego, proaktywnego i wysokiej jakości wsparcia, które spełnia, a nawet przekracza oczekiwania klientów. Asystent Wykonawczy jest istotnym członkiem zespołu Zirtual i służy jako główny punkt kontaktowy dla przypisanych klientów.

Na tym stanowisku będziesz pracować niezależnie, otrzymując wsparcie od opiekuna klienta, który będzie pomagał w relacjach z klientami, dostosowywaniu planów, przekazywaniu informacji zwrotnych na temat jakości i bieżących wskazówek. Jako asystent wykonawczy będziesz odgrywać kluczową rolę we wspieraniu zapracowanych profesjonalistów poprzez zarządzanie harmonogramami, komunikacją i codziennymi operacjami. Pomożesz usprawnić przepływ pracy, przewidywać potrzeby i zapewniać wydajną i dokładną realizację zadań.

Oczekuje się, że asystenci będą dostępni dla klientów w godzinach pracy uzgodnionych z każdym klientem, ale nie oczekuje się całodobowej dostępności. Do obowiązków należy również wysyłanie cotygodniowych raportów o użytkowaniu, odpowiadanie na komunikację w ciągu dwóch godzin, utrzymywanie szczegółowych profili klientów i przestrzeganie najlepszych praktyk Zirtual, aby osiągnąć sukces. Ta rola wymaga silnych umiejętności organizacyjnych, dbałości o szczegóły i umiejętności zarządzania wieloma priorytetami w dynamicznym środowisku.

Typowe obowiązki i obowiązki (mogą się różnić w zależności od potrzeb klienta) Zarządzanie kalendarzem i harmonogramami Zarządzanie i koordynowanie złożonych kalendarzy i spotkań Planowanie spotkań, połączeń i wydarzeń we wszystkich obszarach wiele stref czasowych Przewiduj konflikty w harmonogramie i proaktywnie je rozwiązuj Zarządzanie pocztą e-mail i komunikacjąMonitorowanie skrzynek odbiorczych i zarządzanie nimi, w tym redagowanie wiadomości e-mail i odpowiadanie na nie Ustalanie priorytetów komunikacji i zapewnianie terminowych działań następczych Pełnienie funkcji łącznika między klientami a kontaktami wewnętrznymi/zewnętrznymiWsparcie administracyjnePrzygotowywanie dokumentów, prezentacji i raportówZajmowanie się wprowadzaniem danych, organizacją plików i utrzymywaniem dokumentacjiPomoc w koordynacji projektu i śledzeniu zadańKoordynacja podróży i wydarzeńBadania i rezerwacje podróży ustalenia (loty, hotele, transport)Twórz szczegółowe plany podróży i zarządzaj zmianami w podróżyKoordynuj wirtualne i osobiste spotkania lub wydarzeniaOperacje i zarządzanie zadaniamiWspieranie codziennych operacji biznesowychPrzeprowadzanie badań i kompilowanie informacji w razie potrzebyIdentyfikowanie możliwości ulepszenia procesów i wydajnościWymaganiaUmiejętności i atrybutyDoskonałe umiejętności organizacyjne i zarządzania czasemDoskonała komunikacja pisemna i werbalnaWysoka dbałość o szczegóły i dokładnośćMożliwość zarządzania wieloma klientami i terminamiProaktywny, zaradny i zorientowany na rozwiązania sposób myśleniaZdolność do samodzielnej pracy w zdalnym środowiskuPreferowany dwujęzyczny (angielski/francuski i/lub hiszpański)Doświadczenie we wspieraniu kadry kierowniczej, przedsiębiorców lub właścicieli małych firmKwalifikacjeStopień stowarzyszony lub licencjat w dziedzinie administracji biznesowej lub pokrewnej dziedzinie (lub równoważne doświadczenie)2-4+ lat doświadczenia jako asystent wykonawczy, asystent administracyjny lub podobna rolaDoświadczenie w obsłudze wielu klientów lub kadry kierowniczej preferowaneUmiejętność pisania z dokładnością co najmniej 50 WPMTechniczne UmiejętnościNarzędzia do zarządzania Google Workspace i/lub Microsoft OfficeCalendar (Kalendarz Google, Outlook)Narzędzia do zarządzania projektami i CRM (np. Asana, Trello, ClickUp, Zoho, Salesforce)Narzędzia komunikacji (Slack, Zoom, Teams)Wymagania pracyNiezawodny szybki internet, komputer i telefonMożliwość zachowania poufności i profesjonalizmuDostępność w godzinach pracy (PST lub EST, od poniedziałku do piątku), chyba że z każdym klientem uzgodniono inaczej na piśmieTo niezależne Oferta kontraktowa jest obecnie dostępna wyłącznie dla osób zamieszkałych w Stanach Zjednoczonych lub Kanadzie. WynagrodzenieJest to stanowisko niezależnego wykonawcy.

Wynagrodzenie opiera się na odsetku miesięcznych planów klienta, a średnie miesięczne zarobki wahają się od 1500 do 3800 dolarów, w zależności od składu klientów. Ochrona przed oszustwami rekrutacyjnymiZirtual zobowiązuje się do utrzymania integralności naszego procesu pozyskiwania talentów i bezpieczeństwa naszych kandydatów. Zaobserwowaliśmy wzrost liczby phishingu i oszukańczych programów, w których ludzie podszywają się pod przedstawicieli Zirtual i oferują osobom poszukującym pracy fałszywe rozmowy kwalifikacyjne lub oferty pracy.

Oszustwa te często próbują wyłudzić płatności lub wrażliwe dane osobowe. Aby pomóc Ci w bezpiecznym poszukiwaniu pracy, pamiętaj o następujących kwestiach: Brak żądań finansowych: Zirtual nigdy nie poprosi o płatność ani nie zażąda osobistych danych finansowych (takich jak dane bankowe, numery kart kredytowych lub numery ubezpieczenia społecznego) na żadnym etapie naszego procesu rekrutacji. Nasza legalna rekrutacja jest całkowicie bezpłatna dla kandydatów.

Brak sprzętu: Zirtual nie zapewnia sprzętu i nie wymaga od kandydatów płacenia za sprzęt. Zawsze sprawdzaj komunikację: Bezpośrednio od Zirtual: Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail od jednego z naszych rekruterów, będzie ona pochodziła wyłącznie z adresu @zirtual.com. Zachowaj ostrożność w przypadku niezamówionego kontaktu: Jeśli otrzymasz jakąkolwiek wiadomość, która wydaje się podejrzana, zawiera błędy gramatyczne lub zawiera nietypowe prośby, nie angażuj się.

Przed podaniem jakichkolwiek danych osobowych lub kliknięciem łącza zawsze upewnij się, że domena e-mail nadawcy to @zirtual.com. Co zrobić, jeśli podejrzewasz oszustwo: Jeśli napotkasz jakąkolwiek wątpliwą lub oszukańczą wiadomość rzekomo pochodzącą od Zirtual, zgłoś to natychmiast na adres support@zirtual.com. Twoja proaktywna ostrożność jest nieoceniona w ochronie Twoich danych osobowych oraz utrzymaniu bezpieczeństwa i wiarygodności naszych wysiłków rekrutacyjnych.

Podczas aplikowania wspomnij słowo **AWSOME** i oznacz RNTEuODkuMTY1LjM5, aby pokazać, że całkowicie przeczytałeś ogłoszenie o pracę (#RNTEuODkuMTY1LjM5). Jest to funkcja w wersji beta, która pozwala uniknąć spamowania kandydatów. Firmy mogą wyszukiwać te słowa, aby znaleźć kandydatów, którzy to przeczytają i zobaczą, że są ludźmi.