Współpracownik ds. zakupów

Najważniejsze zadanie Zapewnij płynne operacje związane z zaopatrzeniem, zapewniając niezawodne wsparcie, wskazówki i usługi związane z umowami, procesami i współpracą z interesariuszami. Rola Cel Osoba do spraw zakupów zapewnia skuteczne i terminowe usługi wsparcia w zakresie zamówień i administrowania umowami w ramach różnych programów zarządzanych przez jego biuro. Promuje podejście zorientowane na jakość, klienta i wyniki, aby zapewnić zgodność z zasadami, przepisami, politykami i strategiami UNOPS w zakresie zamówień publicznych, pracując i współpracując z innym personelem ds. zakupów i różnymi innymi zainteresowanymi stronami, w tym specjalistami ds. wsparcia programu, głównymi doradcami technicznymi, menedżerami portfela i asystentami portfela.

Wykonując swoje obowiązki, Associate, Dział Zakupów pracuje pod minimalnym nadzorem. Funkcje / Kluczowe wyniki Oczekiwane wsparcie transakcji zakupowych Wykonaj zatwierdzone kroki, aby włączyć zrównoważony rozwój do procesu zakupowego. Zapewnij kompletne zgłoszenia do Komisji ds.

Kontraktu i Nieruchomości (CPC). Zapewnij kompletność dokumentacji na potrzeby przygotowania/przetwarzania Zamówień zakupu (PO), Umów, Umów długoterminowych (LTA) lub ich zmian. Przeprowadzaj rutynowe badania rynku w celu określenia źródeł dostaw, korzystając z globalnego rynku ONZ i innych odpowiednich źródeł zewnętrznych.

Skonfiguruj, udoskonalaj lub utrzymuj bazę danych lokalnych dostawców, zapewniając regularną aktualizację informacyjnych baz danych oraz plików i rejestrów zamówień. Generuj raporty o stanie, jeśli i kiedy jest to wymagane. Zapewnij dostępność wszystkich dokumentów potwierdzających na potrzeby audytu i przeglądu.

Planowanie zamówień, zapotrzebowanie i pozyskiwanie. Współpraca z personelem projektu i menedżerami przy przygotowywaniu planów zamówień i nagród. Utrzymuj i aktualizuj procesy monitorowania zamówień dla projektów oraz przekazuj informacje zwrotne na temat PO do urzędu składającego wniosek.

Przedstawianie podmiotom wnioskującym propozycji sposobów dostarczenia towarów, robót budowlanych i usług, z uwzględnieniem terminów udzielania zamówień na każdym etapie. Sprawdź zamówienia pod kątem kompletności. Przygotowywanie odpowiednich i kompletnych specyfikacji sprzętu i materiałów, profili stanowisk i opisów prac (SoW) jako danych wejściowych do zapytań ofertowych (RFP), zapytań ofertowych (RFQ) i zaproszeń do składania ofert (ITB), zapewniając rozliczenie/zatwierdzenie przez odpowiednie jednostki zatwierdzające.

Regularnie współpracuj z dostawcami i odbiorcami, aż do osiągnięcia bezpiecznej dostawy towarów. Monitoruj postęp i współpracuj z dostawcami w całym cyklu zaopatrzenia. Badaj i rozwiązuj problemy po złożeniu zamówienia oraz udostępniaj raporty z postępu prac w kwestiach związanych z zaopatrzeniem.

Udzielaj ustnych lub pisemnych odpowiedzi na zapytania od projektów, klientów, firm itp., dotyczące kwestii związanych z zamówieniami. Przygotowywanie miesięcznych raportów dotyczących spraw zakupowych. Współpracuj z jednostką logistyczną lub projektami przy odbiorze towarów, sprzętu i usług w celu uzyskania odpowiednich raportów z dostawy, raportów odbioru i kontroli (RIR) lub odpowiednich certyfikatów, zapewniając jednocześnie wykonanie odpowiednich zapasów.

Wsparcie w zakresie ofertowania i przetargów Przygotuj krótkie listy odpowiednich wykonawców/dostawców do zakupów o wartości przekraczającej wyznaczone kwoty do zatwierdzenia przez wyznaczonych urzędników. Przygotowuj i wystawiaj wyrażenia zainteresowania (EOI), zapytania ofertowe, ITB, zapytania ofertowe lub inne dokumenty przetargowe zgodnie z wymaganiami, zapewniając zgodność z szablonami zatwierdzonymi przez UNOPS i uzyskując zezwolenie prawne w przypadku wymaganych korekt. Współpracuj z klientami zajmującymi się programami lub operacjami, aby przeglądać i oceniać otrzymane oferty lub propozycje oraz przygotowywać analizy w celu udzielenia zamówienia o mniej skomplikowanym charakterze. regionalnej podgrupie Komisji ds.

Umów i Nieruchomości (CPC) lub innemu wyznaczonemu organowi statutowemu. ciało. Współpracuj z klientami proszącymi o programy lub operacje, aby przesłać zgłoszenia do CPC. Organizuj spotkania regionalnej podgrupy CPC (lub wyznaczonego organu statutowego), jeśli to konieczne, udostępniając dokumenty do przeglądu co najmniej 24 godziny wcześniej.

Prowadzenie dokumentacji regionalnej podgrupy CPC lub innego wyznaczonego organu statutowego. Administrowanie umowami Monitorowanie podpisywania umów przez dostawców. Zobowiąż środki w systemie ERP i uzyskaj odpowiednie podpisy do zatwierdzenia.

Rozpowszechnianie ogłoszeń o zamówieniach i nagród. Obsługa umów i systemów archiwizacji. Utrzymuj bazy danych/listy najlepszych dostawców, wykonawców i usługodawców.

Budowanie wiedzy i dzielenie się wiedzą Organizuj, ułatwiaj lub realizuj inicjatywy szkoleniowe i edukacyjne dla personelu w zakresie zakupów. Wnoszenie rzetelnego wkładu w sieci wiedzy i społeczności praktyków poprzez syntezę wyciągniętych wniosków i rozpowszechnianie najlepszych praktyk w zakresie zamówień publicznych. Zbieraj i produktywnie wykorzystuj opinie, pomysły i wewnętrzną wiedzę na temat procesów i najlepszych praktyk.

Wymagane wykształcenie Szkoła średnia (lub równoważna) z 6-letnim odpowiednim doświadczeniem LUB tytuł licencjata (lub równoważny) w dziedzinie zakupów, łańcucha dostaw, prawa, handlu, administracji biznesowej, administracji publicznej, finansów lub ekonomii lub dziedzin pokrewnych z 2-letnim odpowiednim doświadczeniem. Wymagany. Wymagany jest uznawany na całym świecie lub w kraju certyfikat zawodowy lub członkostwo (np.

CIPS). pożądane.Wymagane doświadczenieWymagania Odpowiednie doświadczenie to praca w zaopatrzeniu lub obszarach pokrewnych.Proszę wspomnieć o **STYLIZOWANY** i oznaczyć RNTEuODkuMTY1LjM5 podczas aplikowania, aby pokazać, że całkowicie przeczytałeś ogłoszenie o pracę (#RNTEuODkuMTY1LjM5). Jest to funkcja w wersji beta, która pozwala uniknąć spamowania kandydatów. Firmy mogą wyszukiwać te słowa, aby znaleźć kandydatów, którzy to przeczytają i zobaczą, że są ludźmi.