Współpracownik ds. zakupów

Najważniejsze zadanie Zapewnij płynne operacje związane z zaopatrzeniem, zapewniając niezawodne wsparcie, wskazówki i usługi związane z umowami, procesami i współpracą z interesariuszami. Rola Cel Osoba do spraw zakupów zapewnia skuteczne i terminowe usługi wsparcia w zakresie zamówień i administrowania umowami w ramach różnych programów zarządzanych przez jego biuro. Promuje podejście zorientowane na jakość, klienta i wyniki, aby zapewnić zgodność z zasadami, przepisami, politykami i strategiami UNOPS w zakresie zamówień publicznych, pracując i współpracując z innym personelem ds. zakupów i różnymi innymi zainteresowanymi stronami, w tym specjalistami ds. wsparcia programu, głównymi doradcami technicznymi, menedżerami portfela i asystentami portfela.

Wykonując swoje obowiązki, Associate, Dział Zakupów pracuje pod minimalnym nadzorem. Funkcje / Kluczowe wyniki Oczekiwane wsparcie transakcji zakupowych - Wykonaj zatwierdzone kroki, aby włączyć zrównoważony rozwój do procesu zakupowego. - Zapewnienie kompletnych zgłoszeń do Komisji ds. Kontraktu i Nieruchomości (CPC). - Zapewnienie kompletności dokumentacji na potrzeby przygotowania/przetwarzania Zamówień zakupu (PO), Umów, Umów długoterminowych (LTA) lub ich zmian. - Przeprowadzaj rutynowe badania rynku w celu określenia źródeł dostaw, korzystając z globalnego rynku ONZ i innych odpowiednich źródeł zewnętrznych. - Skonfiguruj, udoskonalaj lub utrzymuj bazę danych lokalnych dostawców, zapewniając regularną aktualizację informacyjnych baz danych oraz plików i rejestrów zamówień. - Generuj raporty o stanie, jeśli i kiedy jest to wymagane. - Zapewnij dostępność wszystkich dokumentów potwierdzających do celów audytu i przeglądu.

Planowanie zamówień, zapotrzebowanie i zaopatrzenie - współpraca z personelem projektu i menedżerami przy przygotowywaniu planów zamówień i nagród. - Utrzymywanie i aktualizacja procesów monitorowania zamówień publicznych dla projektów oraz przekazywanie informacji zwrotnych na temat PO do urzędu składającego wniosek. - Przedstawianie podmiotom wnioskującym propozycji sposobów dostarczenia towarów, robót budowlanych i usług, z uwzględnieniem terminów udzielania zamówień na każdym etapie. - Przeglądanie zapotrzebowań pod kątem kompletności. - Przygotowywanie odpowiednich i kompletnych specyfikacji sprzętu i materiałów, profili stanowisk i opisów prac (SoW) jako danych wejściowych do zapytań ofertowych (RFP), zapytań ofertowych (RFQ) i zaproszeń do składania ofert (ITB), zapewniając rozliczenie/zatwierdzenie przez odpowiednie jednostki zatwierdzające. - Regularnie współpracuj z dostawcami i odbiorcami, aż do osiągnięcia bezpiecznej dostawy towarów. - Monitoruj postęp i współpracuj z dostawcami w całym cyklu zaopatrzenia. - Badanie i rozwiązywanie problemów po złożeniu zamówienia oraz udostępnianie raportów z postępu prac w kwestiach związanych z zamówieniami. - Udzielanie ustnych lub pisemnych odpowiedzi na zapytania od projektów, klientów, firm itp., dotyczące kwestii związanych z zamówieniami. - Przygotowywanie miesięcznych raportów dotyczących spraw zakupowych. - Współpraca z jednostką logistyczną lub projektami przy odbiorze towarów, sprzętu i usług w celu uzyskania odpowiednich raportów z dostaw, raportów odbioru i kontroli (RIR) lub odpowiednich certyfikatów, przy jednoczesnym zapewnieniu przeprowadzenia właściwej inwentaryzacji. Wsparcie w zakresie ofertowania i przetargów - przygotowanie krótkich list odpowiednich wykonawców/dostawców do zakupów o wartości przekraczającej wyznaczone kwoty do zatwierdzenia przez wyznaczonego urzędnika(-ów). - Przygotowywanie i wystawianie wyrażeń zainteresowania (EOI), zapytań ofertowych, ITB, zapytań ofertowych lub innych dokumentów przetargowych zgodnie z wymaganiami, zapewniając zgodność z zatwierdzonymi szablonami UNOPS i uzyskując zezwolenie prawne w przypadku wymaganych korekt. - Współpraca z klientami zajmującymi się programami lub operacjami w celu przeglądu i oceny otrzymanych ofert lub propozycji oraz przygotowania analiz w przypadku udzielenia mniej złożonych kontraktów do przedłożenia. regionalnej podgrupie Komisji ds. Umów i Nieruchomości (CPC) lub innemu wyznaczonemu organowi statutowemu. ciało. - Współpraca z klientami zajmującymi się programami lub operacjami w celu przesyłania zgłoszeń do CPC. - Organizuj spotkania regionalnej podgrupy CPC (lub wyznaczonego organu statutowego), jeśli to konieczne, udostępniając dokumenty do przeglądu co najmniej 24 godziny wcześniej. - Prowadzenie dokumentacji regionalnej podgrupy CPC lub innego wyznaczonego organu statutowego.

Administracja kontraktami - monitorowanie podpisywania umów przez dostawców. - Obliguj środki w systemie ERP i uzyskaj odpowiednie podpisy do zatwierdzenia. - Rozpowszechnianie ogłoszeń o kontraktach i nagrodach. - Obsługa umów i systemów archiwizacji. - Utrzymywanie baz danych/list najlepszych dostawców, wykonawców i usługodawców. Budowanie wiedzy i dzielenie się wiedzą - Organizuj, ułatwiaj lub realizuj inicjatywy szkoleniowe i edukacyjne dla personelu w zakresie zamówień. - Wnoszenie solidnego wkładu w sieci wiedzy i społeczności praktyków poprzez syntezę wyciągniętych wniosków i rozpowszechnianie najlepszych praktyk w zakresie zamówień publicznych. - Zbieraj i produktywnie wykorzystuj opinie, pomysły i wewnętrzną wiedzę na temat procesów i najlepszych praktyk. Wymagane wykształcenie - szkoła średnia (lub równoważna) z 6-letnim odpowiednim doświadczeniem LUB - tytuł licencjata (lub równoważny) w dziedzinie zakupów, łańcucha dostaw, prawa, handlu, administracji biznesowej, administracji publicznej, finansów lub ekonomii lub wymagane dziedziny pokrewne z 2-letnim odpowiednim doświadczeniem.

Pożądane - pożądany jest uznawany na całym świecie lub w kraju certyfikat zawodowy lub członkostwo (np. CIPS). Wymagane wymagania dotyczące doświadczenia - Odpowiednie doświadczenie dotyczy pracy w obszarze zakupów lub obszarach pokrewnych.

Aplikuj bezpośrednio na RemoteJobs.org: https://remotejobs.org/remote-jobs/procurement-associate-unops