Menedżer nieruchomości HOA

Menedżer nieruchomości HOA jest odpowiedzialny za codzienne operacje, wsparcie w zakresie zarządzania, nadzór nad dostawcami i doświadczenie właściciela/rezydenta w ramach przypisanego portfela stowarzyszeń właścicieli domów. Ta rola wymaga silnych zdolności analitycznych, nienagannej dbałości o szczegóły oraz wyjątkowych umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej. Menedżer pełni funkcję głównego łącznika pomiędzy Zarządem, właścicielami jednostek, mieszkańcami, dostawcami i zespołami wewnętrznymi (utrzymaniem ruchu i finansami), zapewniając, że działalność stowarzyszenia jest zgodna z obowiązującymi dokumentami, obowiązującymi przepisami i standardami firmy, a jednocześnie spełnia cele w zakresie poziomu usług i finansów.

Kluczowe wyniki (jak wygląda sukces): - Dokładne, terminowe pakiety dla Zarządu i ułatwianie spotkań dzięki przejrzystym protokołom i dziennikom działań - Zgodność na poziomie portfela z budżetami, ocenami i planami finansowania rezerw we współpracy z Finance HOA - Aktywne planowanie konserwacji i terminowe wykonywanie prac zapobiegawczych i naprawczych z Maintenance HOA - Wysokie zadowolenie właścicieli/rezydentów, terminowe rozpatrywanie wniosków i przejrzysta komunikacja - Czyste roczne audyty, odnowione polisy ubezpieczeniowe i udokumentowana zgodność ze statutami i dokumentami wykonawczymi - Aktualne zarządzanie zadaniami/projektami w Asanie oraz terminowe dostarczanie powtarzających się cykli i zgłoszeń HOA. Kluczowe obowiązki: 1) Zarządzanie zarządem i zarządzaniem - pełnienie roli głównego punktu kontaktowego dla członków Zarządu; przygotowywanie porządków obrad, pakietów Zarządu i raportów zarządczych na spotkania regularne i specjalne. - Interpretować i stosować dokumenty regulujące (CC&R, regulaminy, zasady) i odpowiednie ustawy stanowe w codziennej działalności; w razie potrzeby skoordynować działania z doradcą prawnym. - Ułatwianie corocznych spotkań, wyborów i powiadamiania właścicieli zgodnie z wymogami prawnymi i regulującymi dotyczącymi dokumentów. 2) Relacje z właścicielami i rezydentami - Utrzymuj szybką, profesjonalną komunikację z powiernikami/Zarządem, właścicielami lokali i mieszkańcami za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu i portalu. - Wydawaj we właściwym czasie powiadomienia dla całego stowarzyszenia (zmiany zasad, harmonogramy konserwacji, wydarzenia społeczne, przypomnienia o zgodności). - Zarządzaj i rozwiązuj eskalacje, skargi, prośby o przegląd architektury (ARC), naruszenia i przesłuchania w ramach ustalonych umów SLA.

3) Koordynacja finansowa i raportowanie - wsparcie w opracowywaniu budżetu, wdrażaniu badań rezerw i miesięcznym komentowaniu rozbieżności; przeglądaj finanse pod kątem dokładności. - Monitoruj rozliczenia, windykacje, plany płatności i działania następcze w przypadku zaległości w zgodzie z polityką windykacji. - Przeglądanie i zatwierdzanie faktur, kodowanie wydatków do budżetów i sprawdzanie ukończenia prac dostawcy przed dokonaniem płatności. 4) Zarządzanie konserwacją, projektami i dostawcami (z HOA ds. konserwacji) - Przekładanie priorytetów Zarządu na roczne kalendarze konserwacji; planuj i śledź konserwację zapobiegawczą i inspekcje. - Otwieranie, monitorowanie i zamykanie zleceń; zapewnić spełnienie standardów zakresu, SLA i jakości; prowadzić dokładną dokumentację aktywów. - Składanie ofert, negocjowanie i zarządzanie umowami z dostawcami (projektowanie krajobrazu, sprzątanie, ochrona, baseny, pokrycia dachowe, windy itp.); przeprowadzać okresowe przeglądy dostawców. - Koordynacja projektów ulepszeń kapitałowych (zapytania ofertowe, propozycje, harmonogramy, powiadomienia właścicieli, listy dziurkowane, dokumenty dotyczące zamknięcia). 5) Zarządzanie informacjami i systemy - Aktualizuj wszystkie projekty/tablice HOA Asana dzięki codziennym aktualizacjom, zależnościom i dalszym działaniom; utrzymywać powtarzające się zadania i automatyzacje. - Dokładnie przetwarzaj pakiety kwestionariuszy odsprzedaży i pożyczkodawców w ramach terminów świadczenia usług; utrzymywać tabele opłat. - Utrzymuj uporządkowaną dokumentację cyfrową (dokumenty regulujące, protokoły, umowy, ubezpieczenia, gwarancje, pliki architektoniczne) w repozytorium stowarzyszenia.

6) Przywództwo i rozwój zespołu - szkolenie i wdrażanie nowych APM/PM w zakresie procesów, systemów (Asana, księgowość/portal), zgodności i standardów obsługi klienta. - Promowanie kultury współpracy, zorientowanej na usługi, zgodnej z wartościami firmy; eskalować zapotrzebowanie na personel/zasoby do kierownika jednostki. Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI): Wskaźnik terminowej realizacji powtarzających się zadań HOA i zgłoszeń dotyczących zgodności. Pierwsza odpowiedź na zlecenie i średni czas do zamknięcia (według priorytetu).

Wskaźnik zaległości i skuteczność windykacji; procent zebranych ocen Zgodność z budżetem (OPEX/CapEx) i dokładność wariancji; czas cyklu fakturowania Wynik zadowolenia właściciela/rezydenta; czas rozpatrywania skarg Wynik zadowolenia Zarządu (ankiety po spotkaniach) i wskaźnik zamykania działań Kwalifikacje: - Ponad 3 lata doświadczenia w zarządzaniu HOA/stowarzyszeniami mieszkaniowymi lub pokrewnym doświadczeniem w zarządzaniu nieruchomościami - Wykazana biegłość w posługiwaniu się narzędziami do zarządzania zadaniami/projektami (Asana) i portalami właścicieli; silne umiejętności w zakresie Excela/Arkuszy Google - Wyjątkowa komunikacja (pisemna i ustna), ułatwianie spotkań i zarządzanie interesariuszami - Silne umiejętności analityczne, organizacyjne i zarządzania czasem; duża dbałość o szczegóły - Praktyczna znajomość dokumentów regulujących, procedur posiedzeń, zbiorów, wyborów i wspólnych statutów HOA Wynagrodzenie: do 10 USD Aplikuj bezpośrednio na RemoteJobs.org: https://remotejobs.org/remote-jobs/hoa-property-manager-green-ocean-property-management