Asystent wykonawczy i koordynator operacyjny

Stanowisko: Zdalny asystent wykonawczy i koordynator operacyjny. Rodzaj stanowiska: W niepełnym wymiarze godzin | Niezależny wykonawca O roli: Rozwijająca się firma deweloperska i inwestycyjna poszukuje wysoce proaktywnego asystenta wykonawczego i koordynatora operacyjnego, który zapewni wsparcie administracyjne, operacyjne i koordynację projektów w wielu firmach i inicjatywach. Osoba na tym stanowisku będzie zaufaną prawą ręką założyciela, pomagającą zarządzać komunikacją, organizować priorytety, koordynować projekty, usprawniać przepływ pracy i wspierać codzienne operacje.

Idealny kandydat jest dobrze zorganizowany, zaradny, zna się na technologiach i swobodnie porusza się w dynamicznym środowisku, w którym uczestniczy wiele bieżących projektów. Zdecydowanie preferowani są kandydaci z doświadczeniem we wspieraniu rozwoju nieruchomości, budownictwa, zarządzania projektami, inwestycji w nieruchomości, konsultingu lub innych branż opartych na projektach, ponieważ ta rola wymaga jednoczesnej koordynacji wielu interesariuszy, projektów, dostawców i przepływów operacyjnych. Na to stanowisko wymagana jest osoba, która potrafi przejąć odpowiedzialność za zadania, krytycznie myśleć, skutecznie wykorzystywać narzędzia AI oraz stale ulepszać systemy i procesy, pomagając jednocześnie kierownictwu skoncentrować się na działaniach o wysokiej wartości.

Kluczowe obowiązki: Wsparcie kadry kierowniczej - Zarządzanie kalendarzami, planowaniem i koordynacją spotkań - Pomoc w zarządzaniu skrzynkami odbiorczymi, ustalaniu priorytetów wiadomości e-mail i śledzeniu dalszych działań - W razie potrzeby koordynowanie ustaleń dotyczących podróży, logistyki i planów podróży - Organizowanie codziennych priorytetów i przepływów pracy związanych z zarządzaniem zadaniami - Wspieranie komunikacji i planowania z interesariuszami, konsultantami i partnerami Operacje i koordynacja projektów - Pomoc w bieżącym śledzeniu projektów w ramach wielu inicjatyw biznesowych - Koordynacja z dostawcami, konsultantami, wykonawcami i dostawcami usług - Utrzymanie projektu dokumentacja, bazy danych kontaktów i systemy organizacyjne - Wspieranie harmonogramów projektów, śledzenie zadań i kontrola operacyjna - Pomaganie w opracowywaniu i ulepszaniu procesów wewnętrznych, SOP i dokumentacji Wsparcie badawcze i administracyjne - Prowadzenie badań na temat możliwości biznesowych, dostawców, usług i potrzeb operacyjnych - Zbieranie informacji i przygotowywanie podsumowań, raportów i rekomendacji - Wspieranie organizacji danych, zarządzania dokumentami i prowadzenia rejestrów - Pomoc przy specjalnych projektach i doraźnych zadaniach administracyjnych AI i wsparcie produktywności - Wykorzystywanie narzędzi AI w celu poprawy wydajności, badań, dokumentacji i zarządzania przepływem pracy - Pomagać w identyfikowaniu możliwości automatyzacji i ulepszeń procesów - Wspierać wdrażanie systemów operacyjnych wspomaganych sztuczną inteligencją, jeśli ma to zastosowanie - Ciągłe uczenie się i wdrażanie nowych narzędzi poprawiających produktywność i wykonanie Komunikacja i koordynacja - Profesjonalna komunikacja z kontaktami zewnętrznymi, partnerami i interesariuszami - Pomoc w planowaniu, koordynacji spotkań i dalszej komunikacji - Zapewnianie regularnych aktualizacji statusu zadań i raportów z postępu - Utrzymywanie szybkości reagowania, odpowiedzialności i proaktywnej komunikacji Wsparcie w zakresie logistyki osobistej i wykonawczej - Pomoc w osobistym planowaniu, logistyce i koordynacji administracyjnej - Wspieranie planowania związanego z rodziną, planowanie i zadania organizacyjne, jeśli to konieczne - Pomoc w zarządzaniu organizacjami podróży, rezerwacjami i projektami osobistymi - Koordynacja różnych wniosków administracyjnych i operacyjnych Kwalifikacje i idealne cechy: Niezbędne - Wcześniejszy asystent wykonawczy, koordynator operacyjny, koordynator projektu lub doświadczenie w zakresie wsparcia administracyjnego - Wcześniejsze doświadczenie we wspieraniu rozwoju nieruchomości, budowy, zarządzania projektami, inwestycjami w nieruchomości, konsultingiem lub podobnymi branżami opartymi na projektach - Zrozumienie przepływów pracy opartych na projektach, zarządzaniu dokumentacją i koordynacji operacyjnej (leasing lub samo doświadczenie w zarządzaniu nieruchomościami nie jest wystarczające) - Doświadczenie w korzystaniu z narzędzi AI, takich jak ChatGPT, Claude lub podobnych platform - Wyjątkowe umiejętności organizacyjne i zarządzania czasem - Duża dbałość o szczegóły i konsekwencja - Doskonałe umiejętności komunikacji w języku angielskim w mowie i piśmie - Duże umiejętności rozwiązywania problemów i wyszukiwania - Doświadczenie w zarządzaniu kalendarzami, skrzynkami odbiorczymi i priorytetami wykonawczymi - Wygodna praca z wieloma projektami i zmieniającymi się priorytetami - Możliwość niezależnej pracy i przejmowania odpowiedzialności za wyniki - Wysoki poziom profesjonalizmu i dyskrecji Preferowany - Doświadczenie we wspieraniu kadry kierowniczej, założycieli, właścicieli firm lub liderów projektów w branży nieruchomości, deweloperskiej, budowlanej, konsultingowej lub podobnych - Doświadczenie w zarządzaniu projektami lub wsparciu operacyjnym - Znajomość branży nieruchomości, deweloperskiej, budowlanej, konsultingowej lub pokrewnych - Doświadczenie w tworzeniu SOP, przepływów pracy i systemów operacyjnych - Znajomość platform zarządzania projektami i narzędzi współpracy - Doświadczenie we wspieraniu wielu podmiotów biznesowych lub działów jednocześnie Środowisko pracy: - Rola w pełni zdalna - Możliwość zatrudnienia w niepełnym wymiarze godzin z potencjałem rozwoju do stanowiska na pełny etat - Elastyczne, ale szybko reagujące środowisko pracy - Codzienna komunikacja i regularne meldowanie się z kierownictwem - Dynamiczne środowisko przedsiębiorczości wspierające wiele firm i projektów - Możliwość pomocy w budowaniu systemów, procesów i infrastruktury operacyjnej - Długoterminowy potencjał wzrostu dla odpowiedniego kandydata Aplikuj bezpośrednio na RemoteJobs.org: https://remotejobs.org/remote-jobs/executive-assistant- Operations-coordinator-optinizers