Praktykant administratora operacyjnego

Ogólne zadania administracyjne w biurze Odbieranie i przekazywanie połączeń do odpowiednich działów Dokładne wprowadzanie danych na platformy Odpowiadanie na otrzymane wiadomości Ściśle współpracuj ze wszystkimi innymi działami w celu ustalenia kluczowych informacji biznesowych Aktualizuj, przetwarzaj, wprowadzaj dowody dostawy do wszystkich odpowiednich baz danych Aktualizuj wszystkie powyższe bazy danych pod kątem wszelkich zmian dokonanych w dowodach dostawy, tj. zmian w datach dostawy, zmian w kontaktach w placówce i wszelkich innych niezbędnych zmian Kontaktuj się z klientami telefonicznie lub e-mailem, aby uzyskać dane kontaktowe witryny w celu ich dostawy, jeśli tych informacji nie ma na dowodzie dostawy Skontaktuj się z klientami, aby wszystko zorganizować dostawy, które mają zostać dostarczone następnego dnia po otrzymaniu ustnego potwierdzenia. Cała korespondencja udokumentowana, a szczegóły wprowadzone do programu Outlook, takie jak godziny potwierdzenia każdej dostawy. Potwierdzenie dostarczenia każdego zamówienia pocztą elektroniczną z godzinami i datami - w stosownych przypadkach załączenie listy kontrolnej miejsca.

Sprawdź przychodzące wypełnione listy kontrolne miejsca, upewniając się, że zespół dostawczy jest świadomy dostępu do miejsca, ograniczeń i wymagań. Jeśli na miejscu istnieją pewne ograniczenia/wymagania, aby odpowiednio o tym poinformować, aby można było odpowiednio zorganizować pracę. Współpracuj z zespołem w zakresie: specyficznych dla danego miejsca i ogólnych RAMS, jeśli jest to wymagane dla każdej dostawy.

Współpracuj z zespołem. dot.: księgowanie dostaw poprzez rezerwację klienta w systemie, informowanie o szczegółach pracownika i pojazdu m.in. Wyślij e-mail do kontaktów na miejscu z informacjami o dostawie, takimi jak obecność pracowników i informacje o pojeździe, szacowany czas dotarcia na miejsce, jeśli jest to wymagane