Koordynator Klienta ds. estetyki medycznej Wirtualna Asystentka

Informacje ogólne Stanowisko: Koordynator klienta ds. estetyki medycznej Wirtualny asystent Typ stanowiska: Praca w niepełnym wymiarze godzin Godziny pracy: 10:00 - 14:00 czasu wschodniego Dni pracy: poniedziałek - piątek Wynagrodzenie: 5 - 6 dolarów za godzinę (w zależności od doświadczenia) Informacje o stanowisku Poszukujemy wysoce zorganizowanego, proaktywnego i skupionego na kliencie wirtualnego asystenta koordynatora klienta ds. estetyki medycznej, który będzie wspierał codzienne operacje rozwijającej się praktyki medycyny estetycznej. Ta rola jest odpowiedzialna za zarządzanie komunikacją z klientami, koordynację spotkań, zarządzanie kontem Go High Level (GHL), wsparcie administracyjne i organizację praktyki, aby zapewnić wyjątkową obsługę klienta. Idealny kandydat jest zorientowany na szczegóły, profesjonalny i pewny siebie w komunikacji z klientami, zapewniając jednocześnie efektywne zarządzanie spotkaniami, działaniami kontrolnymi i przebiegiem praktyk.

Będziesz odgrywać kluczową rolę w utrzymywaniu porządku w praktyce, dbaniu o to, aby żaden klient ani potencjalny klient nie wpadł w pułapkę, oraz o profesjonalnym reprezentowaniu praktyki w każdej interakcji. Główne obowiązki Zarządzanie kontem Go High Level (GHL) i komunikacja z klientem (najwyższy priorytet) - Zarządzanie kontem Go High Level (GHL) i potokiem klientów. - Upewnij się, że żaden klient ani potencjalny klient nie wpadnie w pułapkę, utrzymując zorganizowane przepływy pracy i terminowe działania następcze. - Odpowiadaj na zapytania klientów za pośrednictwem skrzynki odbiorczej GHL i poczty elektronicznej Outlook. - Kontaktuj się z klientami w sprawie nierozstrzygniętych wątpliwości lub próśb. Koordynacja spotkań i obsługa klienta (najwyższy priorytet) - wysyłaj wiadomości tekstowe z potwierdzeniem spotkania. - Kontaktuj się z klientami w celu potwierdzenia wizyt. - Upewnij się, że klienci wypełnili wszystkie wymagane formularze przyjmowania przed wizytą. - Kontaktuj się z klientami mającymi niekompletne dokumenty i pomagaj im w uzupełnieniu wymaganej dokumentacji. - Kontaktuj się z klientami w sprawie spotkań, formularzy i zaległych próśb. - Przeprowadzić wizyty kontrolne po dwóch tygodniach i trzech miesiącach od wizyt.

Wsparcie administracyjne i praktyczne (najwyższy priorytet) - przeglądaj karty klientów i dokumentację medyczną oraz zarządzaj nimi. - Organizowanie i obsługa skrzynki e-mailowej programu Outlook w praktyce. - Monitoruj i zarządzaj wiadomościami w mediach społecznościowych za pośrednictwem Meta Business Suite (Facebook, Instagram i TikTok). - Aktualizuj dzienne arkusze inwentarza i prowadź zapisy inwentarza w systemie praktyki. - Przygotowywanie i przesyłanie końcowych raportów dotyczących produktywności i aktywności. Oprogramowanie i systemy - Go High Level (GHL) - Estetyka - Meta Business Suite - Microsoft Outlook - Google Workspace / Microsoft Office Wymagania Wymagania dotyczące doświadczenia - wcześniejsze doświadczenie w praktyce medycznej lub medycyny estetycznej jest wysoce preferowane, ale kandydaci z ściśle powiązanym doświadczeniem w opiece zdrowotnej będą również brani pod uwagę. - Mile widziane doświadczenie na stanowisku Wirtualnej Asystentki. - Mile widziane doświadczenie w posługiwaniu się elektroniczną dokumentacją medyczną (EMR). - Doświadczenie w korzystaniu z Aesthetic Record będzie dodatkowym atutem. - Doświadczenie w korzystaniu z Go High Level (GHL) i Meta Business Suite będzie dodatkowym atutem. Deal Breakers - Słaba znajomość języka angielskiego lub silny akcent, który negatywnie wpływa na interakcje z klientem. - Brak odpowiedniego doświadczenia w opiece zdrowotnej, administracji medycznej lub estetyce medycznej. - Słabe umiejętności organizacyjne lub brak dbałości o szczegóły. - Niezdolność do samodzielnej pracy przy minimalnym nadzorze. - Słaba obsługa klienta lub nieprofesjonalne podejście. - Niezachowanie poufności lub nieprzestrzeganie standardów HIPAA. - Trudności w nauce lub obsłudze oprogramowania takiego jak GHL, EMR, Meta Business Suite lub innych platform administracyjnych.

Podstawowe wymagania - Musisz mówić i pisać po angielsku wyraźnie i profesjonalnie. - Musi mieć odpowiednie doświadczenie zawodowe. - Musi być w stanie przedstawić zezwolenie NBI i/lub zezwolenie lokalnej policji przed wejściem na pokład (obowiązkowe). - W razie potrzeby musi być dostępny i uczestniczyć w spotkaniach wideo z włączoną kamerą. Wymagania techniczne - Komputer: Niezawodny laptop lub komputer stacjonarny. - Internet: Stabilne, szybkie łącze internetowe (minimum 25 Mbps). - Dźwięk: zestaw słuchawkowy z redukcją szumów. - Wideo: Działająca kamera internetowa do wirtualnych spotkań. - Miejsce pracy: Ciche i profesjonalne środowisko pracy. Korzyści - Dedykowany zespół wsparcia HR i wykonawców: Dostęp do światowej klasy wsparcia w zakresie pytań, wskazówek, kwestii związanych z umowami i komunikacji z klientem. - Dostęp Premium VPN (opcjonalnie): Na żądanie można zapewnić bezpieczną licencję VPN w celu zwiększenia prywatności i bezpieczeństwa zadań związanych z klientem. - Szkolenie z zakresu HIPAA i cyberbezpieczeństwa + certyfikat (w zestawie): dostęp do naszych wewnętrznych szkoleń w zakresie zgodności z HIPAA, modułów cyberbezpieczeństwa i certyfikatów, które pomogą Ci pewnie obchodzić się z PHI dla klientów opieki zdrowotnej w USA. - Szkolenie z zakresu wydajności dla 1% najlepszych VA: Dostęp do naszych zastrzeżonych szkoleń z zakresu komunikacji, zarządzania klientami, systemów produktywności i najlepszych praktyk, które pomogą Ci stać się najskuteczniejszym VA i zwiększyć długoterminową retencję klientów. - Święta wolne w USA zatwierdzone przez klienta: Wykonawcy mogą brać urlopy w USA zgodnie z potrzebami i harmonogramem klienta. - Zatwierdzony przez Klienta płatny lub bezpłatny czas wolny: Twój klient może udzielić urlopu.

Płatny urlop jest opcjonalny i tylko jeśli klient go zaproponuje. - Dostęp do narzędzi i zasobów: szablonów, przewodników po przepływie pracy, narzędzi zwiększających produktywność i specyficznej dla klienta obsługi SOP, która pomoże Ci osiągnąć najlepszą wydajność. - Opcjonalne zachęty oparte na wynikach: Niektórzy klienci mogą oferować premie, zachęty lub zwiększoną liczbę godzin w zależności od wyników. Są to opcjonalne zasoby i dodatki zatwierdzone przez klienta, dostępne dla Ciebie jako niezależnego wykonawcy. Wszelkie wymienione zasoby, szkolenia lub dodatki są opcjonalnymi dodatkami dla wykonawców, a nie świadczeniami dla pracowników.

Aplikuj bezpośrednio na RemoteJobs.org: https://remotejobs.org/remote-jobs/medical-aesthetics-client-coordinator-virtual-assistant-winning-assistants