Starszy kierownik zespołu, zarządzanie konferencjami

Informacje o Conference Catalysts: To, co zaczęło się prawie 20 lat temu jako firma mająca prosty cel, aby stać się szanowaną firmą zarządzającą konferencjami, rozrosło się i ewoluowało, stając się firmą o znacznie większym zasięgu i wpływie. W Conference Catalysts mamy wyjątkowy zespół profesjonalistów, których celem jest ułatwianie życia naszym klientom, optymalizacja sposobu działania naszych organizacji i tworzenie relacji na całe życie dzięki wyjątkowej obsłudze klienta i innowacyjnym rozwiązaniom programowym. Przyjdź i przekonaj się, jak to jest być ConfCatem!

Podlega następującym osobom: Wiceprezes ds. zarządzania konferencją Lokalizacja: Zdalna, preferowane strefy czasowe ET lub CT Typ stanowiska: Regularne, na pełen etat/zwolnienie z pracy Podsumowanie stanowiska: Starszy lider zespołu ds. zarządzania konferencją zapewnia przywództwo i nadzór operacyjny wyznaczonemu zespołowi w ramach jednostki ds. zarządzania konferencjami, z główną odpowiedzialnością za pomyślną realizację portfela konferencji zespołu. Ta rola równoważy bezpośrednie posiadanie konferencji z obowiązkami kierowania zespołem, zapewniając terminowość realizacji konferencji, w określonym zakresie i zgodnie ze standardami jakości Conference Catalysts. Starszy kierownik zespołu służy jako kluczowe źródło informacji dla członków zespołu, oferując wskazówki dotyczące realizacji projektu, potrzeb klienta i podejmowania decyzji operacyjnych.

Idealny kandydat to wysoce doświadczony specjalista ds. konferencji, który odnajduje się w dynamicznym środowisku, potrafi samodzielnie zarządzać złożonymi konferencjami i skutecznie przeprowadzać innych przez wyzwania wykonawcze, zachowując jednocześnie spójność i jakość w wielu projektach. Ocena wyników: Formalne oceny będą przeprowadzane w odstępach sześciomiesięcznych przez wiceprezesa ds. zarządzania konferencją w celu oceny wydajności pracy. Obowiązki i obowiązki: Kierowanie konferencjami i portfelem - Utrzymywanie własności ograniczonego portfolio złożonych konferencji, w tym wydarzeń wyższego szczebla, zapewniając pomyślną realizację od planowania po ocenę po wydarzeniu. - Nadzorować wszystkie aspekty realizacji konferencji, w tym logistykę, harmonogramy, budżety, koordynację dostawców i działania na miejscu. - Pełnić w zespole funkcję starszego punktu eskalacji w przypadku wyzwań związanych z konferencjami i potrzeb klientów. - Zapewnienie zgodności realizacji konferencji ze standardami firmy, procesami i oczekiwaniami klientów.

Przywództwo i wsparcie zespołu - kieruj, mentoruj i zarządzaj zespołem specjalistów ds. zarządzania konferencjami. - Pielęgnuj środowisko skupiające się przede wszystkim na zespole, które sprzyja spójności i przynależności, zachęca do wzajemnego wsparcia i napędza współwłasność, aby ograniczyć izolowane wykonywanie w całym portfolio konferencji. - Wspieranie rozwoju zawodowego poprzez regularny coaching, informacje zwrotne i poradnictwo zawodowe. - Wykonywanie obowiązków związanych z zarządzaniem wynikami, w tym wyznaczaniem celów, oceną wyników i planowaniem rozwoju. - Promuj kulturę odpowiedzialności, szybkości reagowania, współpracy i ciągłego doskonalenia. - Upewnij się, że członkowie zespołu przestrzegają zasad firmy, standardów operacyjnych i oczekiwań komunikacyjnych. Nadzór operacyjny - monitoruj postęp konferencji w całym zespole, aby zapewnić dotrzymanie terminów, wyników i oczekiwań. - Wsparcie równoważenia obciążenia pracą i alokacji zasobów w całym portfolio zespołu. - Identyfikuj ryzyko lub luki w realizacji i współpracuj z członkami zespołu, aby skorygować kurs. Zapewnienie jakości (poziom wykonania) - Przeprowadzaj przeglądy materiałów konferencyjnych (harmonogramy, budżety, rezultaty) w portfolio zespołu, aby zapewnić jakość i dokładność. - Przekazuj informacje zwrotne i wskazówki członkom zespołu, aby przestrzegali standardów. - Współpracuj z kierownictwem w rozwiązywaniu powtarzających się problemów z jakością lub luk w procesach.

Współpraca i komunikacja - Utrzymuj spójną komunikację z wiceprezesem i zastępcą dyrektora w sprawie wyników zespołu, ryzyka i potrzeb w zakresie wsparcia. - Współpraca z wewnętrznymi zespołami i interesariuszami w celu wspierania realizacji konferencji i priorytetów organizacyjnych. - Budowanie i utrzymywanie silnych relacji z klientami konferencji oraz pełnienie roli zaufanego doradcy, jeśli to konieczne. - Komunikuj się jasno i profesjonalnie z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Wymagane doświadczenie, umiejętności i wykształcenie: - Licencjat z zarządzania wydarzeniami, zarządzania hotelarstwem, administracji biznesowej lub pokrewnej dziedziny. - Udokumentowane doświadczenie w zarządzaniu profesjonalnymi konferencjami lub wydarzeniami w pełnym cyklu życia lub porównywalne doświadczenie. - Wcześniejsze doświadczenie w skutecznym kierowaniu zespołem i wspieraniu rozwoju personelu. - Zaawansowane doświadczenie w pracy z platformami do zarządzania konferencjami, takimi jak Cvent, ConfTool lub podobnymi systemami. - Wyjątkowe umiejętności zarządzania projektami z możliwością nadzorowania wielu jednoczesnych inicjatyw. - Biegły w niezależnym działaniu, zachowując zgodność z priorytetami przywództwa. - Wyjątkowe zdolności organizacyjne, rozwiązywania problemów i podejmowania decyzji. - Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej. - Wyjątkowa dbałość o szczegóły i zaangażowanie w jakość wykonania. Pożądane doświadczenie, umiejętności i wykształcenie: - Certyfikat Certified Meeting Professional (CMP) lub równoważny certyfikat zawodowy. - Doświadczenie w zarządzaniu złożonymi konferencjami z dużą frekwencją, komponentami międzynarodowymi i programami wielodniowymi. - Wykazana zdolność do przyczyniania się do szerszych wysiłków w zakresie przywództwa operacyjnego poprzez mentoring, doskonalenie procesów, rozwój personelu lub inicjatywy wspierające zespół. - Wykazana umiejętność wdrażania ulepszeń operacyjnych lub usprawnień procesów w całym dziale. - Znajomość obsługi stowarzyszeń technicznych lub zawodowych, w tym doświadczenie w strukturach przywódczych wolontariuszy i konferencjach prowadzonych przez stowarzyszenia. - Doświadczenie w korzystaniu z narzędzi AI.

Wymagania dotyczące podróży: - Podróże na to stanowisko będą odbywać się około 4-6 razy w roku, za każdym razem na okres 4-7 dni. - Szacowana podróż między 8-12%. - Wymagane są podróże krajowe i zagraniczne. Musi posiadać lub mieć możliwość zdobycia paszportu. Wymagania fizyczne: - Długotrwałe siedzenie przy biurku i praca przy komputerze. - Czasami musi być w stanie podnieść do 15 funtów. - Musi być zdolny do podróżowania na lotach długodystansowych.

Wynagrodzenie i świadczenia: - Wynagrodzenie jest proporcjonalne do umiejętności, wykształcenia i doświadczenia, począwszy od 81 415 USD rocznie. - Kompleksowe ubezpieczenie medyczne, dentystyczne i okulistyczne (pełne składki pracownicze pokrywane przez Conference Catalysts). - Konto elastycznych wydatków zdrowotnych (FSA) na kwalifikujące się wydatki na zdrowie i dobre samopoczucie. - Plan emerytalny 401(k) po 90-dniowym okresie wdrożenia (Conference Catalysts dopasowuje dolara do dolara, do 5% odroczeń pracowników). - Nieograniczony elastyczny czas wolny po 90-dniowym okresie wdrożenia. - 14 płatnych urlopów firmowych. - Dobrowolne ubezpieczenie na życie i AD&D. - Indywidualny budżet na rozwój zawodowy. - Roczny budżet uznaniowy biura. - Roczny budżet sklepu z gadżetami. - Miesięczny zwrot kosztów członkostwa na siłowni. Aplikuj bezpośrednio na RemoteJobs.org: https://remotejobs.org/remote-jobs/senior-team-lead-conference-management-conference-catalysts-llc