Asystent wykonawczy (identyfikator stanowiska: CHIGOL1EA)

WAŻNE - Obejrzyj krótki film Loom o tym, jak zostać zatrudnionym: WYMAGANY JEST POZIOM ANGIELSKIEGO C1. WYBRANY KANDYDAT BĘDZIE MÓWIŁ ŚCIŚLE W JĘZYKU ANGIELSKIM PRZEZ CAŁĄ ZMIANĘ. ## Prosimy o przesłanie CV i nagrania audio w języku angielskim Tytuł stanowiska Asystent wykonawczy Identyfikator stanowiska CHIGOL1EA ## Branża Różne ## Lokalizacja Latam Status pracy Pełny etat ## Harmonogram pracy od poniedziałku do piątku, 8:00 do 17:00 (czasu wschodniego) ## Wynagrodzenie od 2000 do 2200 dolarów miesięcznie ## Docelowa data rozpoczęcia jak najszybciej Przegląd ról Informacje o kliencie: Klientem jest seryjny przedsiębiorca z siedzibą w USA, członek YPO i dyrektor generalny pracujący nad ekspansywną globalną firmą portfolio ~7 odrębnych firm obejmujących łącznie zespół ponad 200 osób. Portfolio obejmuje kilka branż, w tym: - Marketing bezpośredni i dane: masowe generowanie leadów i rozwiązania w zakresie danych. - Globalne operacje BPO: centrum kontaktowe na 250 stanowisk. - Usługi bezpośrednie dla konsumentów: operacje gwarancyjne D2C w branży motoryzacyjnej wspierane przez 40-osobowy zespół. - Holdingi specjalistyczne: Dodatkowe przedsięwzięcia w sektorach B2B i B2C.

Dyrektor generalny działa wyłącznie na szczeblu wykonawczym, powyżej wyspecjalizowanych operatorów w każdej firmie. Działa szybko, ceni bezpośrednią komunikację i mocno opiera się na nowoczesnych technologiach i sztucznej inteligencji, aby zwiększyć wydajność swoich przedsiębiorstw. Informacje o roli: Poszukujemy wyjątkowo bystrego, proaktywnego i energicznego asystenta wykonawczego (EA), który będzie strategicznym centralnym centrum dla naszego dyrektora generalnego w czterech głównych jednostkach operacyjnych (obejmujących podmioty portfelowe w USA, Ameryce Łacińskiej i Republice Południowej Afryki).

W tej roli będziesz ostatecznym strażnikiem, kotwicą operacyjną i siłą egzekucyjną. Dyrektor generalny działa z dużą szybkością, zarządza wieloma podmiotami w ruchu i w dużym stopniu polega na bezpośrednim delegowaniu. Twoją podstawową misją jest odfiltrowywanie codziennego hałasu, zarządzanie harmonogramem wysokiego poziomu i raportowaniem CRM, odbudowywanie i utrzymywanie standardowych procedur operacyjnych organizacji, wykorzystywanie przepływów pracy AI oraz utrzymywanie porządku i koncentracji dyrektora generalnego wyłącznie na rozwoju biznesu i strategii na najwyższym poziomie.

Kluczowe obowiązki 1. Zarządzanie bramami wykonawczymi i kalendarzem - Centralna kontrola ruchu: Pełnienie roli głównego filtra we wszystkich 4 głównych firmach operacyjnych i zespołach globalnych (USA, LATAM, Republika Południowej Afryki), zarządzając bezpośrednim dostępem do dyrektora generalnego z dyplomacją, ciepłem i taktem. - Sieć bezpieczeństwa kalendarzy i spotkań: aktywnie zarządzaj wieloma nakładającymi się kalendarzami i eliminuj konflikty. Zapewniaj proaktywne przypomnienia (np.

10-minutowe alerty ostrzegawcze), aby eliminować opuszczone spotkania. - Śledzenie delegacji: przechwytuj szybkie wytyczne, notatki głosowe i szybkie połączenia, przekształcaj je w śledzone zadania i monitoruj między zespołami, aby mieć pewność, że żadne elementy nie przedostaną się przez szczeliny. 2. Wprowadzanie danych, metryki i raportowanie do CRM - wprowadzanie danych dla kadry kierowniczej: Pełnienie roli bezpośredniego kanału wprowadzania danych dla dyrektora generalnego, rejestrowanie notatek kierowniczych, potencjalnych klientów i dalszych działań w systemach CRM (GoHighLevel i wewnętrzne oprogramowanie zastrzeżone). - Panele wskaźników: pobieraj dzienne/tygodniowe statystyki wysokiego poziomu (metryki sprzedaży, wyniki marketingu w odpowiedziach bezpośrednich, statystyki generowania potencjalnych klientów, współczynniki konwersji) i przygotowuj przejrzyste raporty podsumowujące, aby dyrektor generalny miał widoczność w czasie rzeczywistym bez konieczności ręcznego logowania.

3. Własność SOP i integracja przepływu pracy AI - Utrzymanie SOP: Przejmij pełną odpowiedzialność za audyt, opracowywanie, aktualizację i organizowanie standardowych procedur operacyjnych na wszystkich stanowiskach i organizacjach. - Przepływy pracy i automatyzacja AI: Wykorzystaj nowoczesne narzędzia zwiększające produktywność AI (ChatGPT, Claude itp.) i współpracuj z wewnętrznymi zespołami technicznymi tworzącymi autonomicznych agentów AI do obsługi połączeń telefonicznych/e-maili w celu usprawnienia rutynowych zadań. - Administrator cyfrowy: zajmuj się rutynowymi konfiguracjami domen, podstawową konfiguracją poczty e-mail i w razie potrzeby niewielkimi zmianami w witrynie. 4.

Logistyka podróży i osobista - Koordynacja podróży: Planuj i zarządzaj złożonymi podróżami krajowymi i międzynarodowymi, szczegółowymi planami podróży i programami lojalnościowymi. - Zarządzanie wydatkami: Bezpiecznie zarządzaj wydatkami osobistymi i zakupami administracyjnymi za pośrednictwem platform wirtualnych kart kredytowych (np. Ramp, Brex, Relay). (Uwaga: finansami podstawowej działalności zajmują się oddzielnie nasz kontroler i dyrektor finansowy). - Administrator życia: koordynuje doraźną logistykę osobistą, rezerwacje i sprawy kierownicze.

Profil kandydata i wymagania niepodlegające negocjacjom (niepodlegające negocjacjom) - Biegłość dwujęzyczna: Pełna biegła znajomość języka angielskiego i hiszpańskiego (w mowie i piśmie), aby płynnie łączyć działania zespołów w USA i Ameryce Łacińskiej. - Proaktywna odpowiedzialność i ciekawość: sposób myślenia oparty na motywacji. Nie tylko mechanicznie wykonujesz zadania; starasz się zrozumieć „dlaczego” dyrektyw, przewidujesz nadchodzące potrzeby i samodzielnie rozwiązujesz problemy. - Wysoka inteligencja emocjonalna (EQ): wyjątkowe umiejętności komunikacyjne i takt podczas wchodzenia w wewnętrzne przepływy pracy, izolujące dyrektora generalnego przy jednoczesnym utrzymywaniu pozytywnych, opartych na współpracy relacji między zespołami. - Nadmiernie zorganizowana siatka bezpieczeństwa: radzi sobie w dynamicznym środowisku i działa jako kotwica operacyjna dla dyrektora o wysokich wymaganiach w zakresie delegowania zadań. Nice-to-Haves (preferowane doświadczenie) - marketing i call center Wykształcenie: Znajomość marketingu bezpośredniego, przepływów pracy w agencjach, wskaźników generowania leadów (CPL, wydatki na reklamę) lub środowisk call center. - Znajomość finansów: Podstawowa znajomość rachunkowości biznesowej (umiejętność czytania i interpretowania sprawozdań zysków i strat oraz bilansów). - AI i CRM Aptitude: Wcześniejsze doświadczenie w korzystaniu z GoHighLevel (lub podobnych CRM) i entuzjazm dla narzędzi do automatyzacji AI.

Aplikuj bezpośrednio na RemoteJobs.org: https://remotejobs.org/remote-jobs/executive-assistant-job-id-chigol1ea-insideoutvas