Koordynator ds. planowania i operacji

Rola Koordynatora ds. planowania i operacji jest odpowiedzialna za zapewnienie kluczowego wsparcia zarówno klientom, jak i pracownikom pomocniczym w rotacyjnym grafiku, który obejmuje zarówno zmiany w ciągu dnia, jak i po godzinach pracy. Ta rola zapewnia klientom otrzymanie uzgodnionego na poziomie krajowym zestawu wsparcia poprzez usuwanie braków w usługach, koordynowanie pracy zmian oraz selekcję problemów i sytuacji awaryjnych. Dodatkowo pomagają pracownikom pomocniczym we wszelkich problemach lub pomocy, jakiej mogą potrzebować, zapewniając klientom płynną i ciągłą opiekę przez cały czas.

Kluczowe obowiązki i obowiązki: - Tworzenie środowiska nadziei, godności, zdrowia, szczęścia, komfortu i możliwości - Działaj w sposób zapewniający, że interakcje ze wszystkimi zainteresowanymi stronami (wewnętrznymi i zewnętrznymi) są pozytywne, produktywne, profesjonalne i zgodne z wartościami firmy - Zachowaj prywatność i poufność pracowników, klientów i uczestników - Promuj możliwości kariery, aby przyciągnąć wysokiej jakości kandydatów - Utrzymuj i realizuj cel i filozofię Danny Met Sally wszystkim potencjalnym pracownikom wsparcia - Zapewniaj pozytywne doświadczenia kandydatów - Jasna komunikacja ze wszystkimi klientami, obsługa klienta menedżerowie, koordynatorzy i kierownictwo, aby zapewnić spełnienie wymagań klientów dotyczących doświadczenia, szkoleń i umiejętności. Kultury, wartości i członkostwo w zespole - Działaj jako ambasador Danny Met Sally i staraj się poprawiać reputację firmy zarówno wewnętrznie, jak i na zewnątrz. - Przekazuj otwarte, szczere i pełne szacunku informacje zwrotne dyrektorowi generalnemu, zarządowi i kierownictwu wyższego szczebla - Bądź wspierającym i niezawodnym członkiem zespołu - Skutecznie i odpowiednio zarządzaj konfliktem - Wykazać wysoki poziom umiejętności interpersonalnych i komunikacyjnych - Wykazać motywację i entuzjazm dla swojej pracy i liderów Prawość: Uczciwy, godny zaufania i pełen szacunku, z oddaniem dla naszych klientów i ludzi wokół nas. - Empatia: Zrozum specyficzną sytuację i środowisko każdej osoby, dzieląc się uczuciami tej osoby, jakbyśmy byli tą osobą. - Kreatywność: Możliwość dostarczania rozwiązań „Myśl nieszablonowo” - Inspiruj: Szukaj każdej okazji, aby inspirować i żyć zgodnie z celem. - Pogrubienie: Rzecznik praw człowieka. Bądź pewny siebie, odważny i odpowiedzialny. - Uważność: zwracaj uwagę na potrzeby swoich klientów, nie zawsze mogą oni mieć głos, aby wyrazić Ci te potrzeby.

Codzienne zadania - praca w rotacyjnym grafiku, w tym w ciągu dnia, wieczorami, nocami i w weekendy. - Zapewnij klientom zaplanowane wsparcie, koordynując zastępczych pracowników pomocniczych, aby zapewnić rozsądne pokrycie lub dostosowując harmonogramy po godzinach, w razie potrzeby. - Prowadź szczegółowe zapisy wszystkich interakcji i działań podjętych, aby zapewnić ciągłość opieki i dokładne raportowanie - Przygotowuj i przesyłaj raporty zawierające szczegółowe informacje na temat kluczowych wydarzeń, podjętych działań i wszelkich bieżących problemów wymagających dalszych działań w normalnych godzinach pracy - Zapewnij pomoc w czasie rzeczywistym pracownikom, którzy napotykają wyzwania podczas swojej zmiany, takie jak radzenie sobie w sytuacjach awaryjnych, wyjaśnianie instrukcji lub rozwiązywanie problemów związanych z bezpieczeństwem - Koordynacja z dyżurnym kierownictwem lub służbami ratunkowymi, gdy sytuacja wymaga dalszej eskalacji - Zapewnienie, że wszystkie działania podjęte podczas godziny pracy są zgodne z zasadami, procedurami i odpowiednimi przepisami Danny Met Sally. - Uczestnictwo w cotygodniowych spotkaniach zespołu w celu zapewnienia ciągłości i zrozumienia poziomu świadczonych usług oraz wszelkich aktualizacji zasad i procedur. - Pomoc w utrzymaniu środowiska SharePoint, w tym zbiorów witryn, podwitryn, list, bibliotek i zawartości. - Wypełnianie innych obowiązków administracyjnych zgodnie z wymaganiami kierownictwa i innych działów, zgodnie z żądaniem lub wymaganiami: Systemy i administracja - Pomoc w utrzymaniu systemów, w tym MYP i innych platform operacyjnych - Kompletowanie i utrzymywanie dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej zgodnie z wymaganiami - Zapewnianie aktualności kontroli i dokumentacji pracowników pod kątem zgodności - Utrzymywanie poufności wszystkich zapisów - Wspieranie procesów monitorowania jakości i zgodności - Bezpieczne i dokładne przechowywanie dokumentacji w różnych systemach Rozwój zawodowy - Wykazanie wysokiego poziomu samoświadomości i wglądu osobistego - Kontakt z koordynatorami i menedżerami w celu opracować i przeprowadzić szkolenia z zakresu rozwoju osobistego - Wykazać refleksyjną praktykę oraz chęć i zdolność do rozwijania swojej praktyki Administracja - Wypełnianie i utrzymywanie dokumentacji wewnętrznej i zewnętrznej zgodnie z żądaniem - Właściwe korzystanie z zasobów organizacji i zarządzanie nimi Zapewnienie aktualności kontroli zgodności pracowników oraz uzyskania i odpowiedniego przechowywania wymaganej dokumentacji - Zapewnienie przetwarzania całej dokumentacji pracowniczej z zachowaniem poufności - Bieżące monitorowanie jakości i zgodności - Zapewnienie bezpiecznego i odpowiedniego przechowywania całej dokumentacji i informacji w odpowiednim czasie na dysku współdzielonym, Visicase, Elmo i inne odpowiednie kanały. Całą dokumentację dotyczącą zgodności należy aktualizować co roku lub w razie potrzeby - Zapewnij monitorowanie i odpowiednią aktualizację zgodności pracowników pomocniczych - Pomoc w wewnętrznym audytze zgodności klienta i pracownika pomocniczego Organizacyjna - Zrozumienie i przestrzeganie zasad i procedur organizacyjnych - Zawsze pracuj zgodnie z Kodeksem postępowania Danny Met Sally i Kodeksem postępowania NDIS - Konsekwentnie demonstruj nasze wartości, wizję i misję - Wypełniaj wymagane raporty oraz dokumentację dotyczącą organizacji i zatrudnienia w terminowy i dokładny sposób - Przyczyniaj się do tworzenia bezpiecznego i zdrowego miejsca pracy - Demonstruj problem w stosownych przypadkach - Pozytywnie promuj pracodawcę we wszystkich interakcjach - Bądź gościnny, włączający i pełen szacunku dla osób z różnych grup i środowisk Bezpieczeństwo i higiena pracy - Wykazuj osobiste zaangażowanie w utrzymanie bezpiecznego miejsca pracy przez cały czas, włączając w to swoje własne zachowania i praktyki - Przestrzegaj polityki Danny Met Sally WHS oraz powiązanych zasad i procedur oraz spełniaj wymogi prawne - Przyczyniaj się do budowania i utrzymywania kultury, która ceni skuteczne i proaktywne bezpieczeństwo i higienę pracy. - Zgłaszaj kierownictwu wszelkie zagrożenia dla zdrowia lub bezpieczeństwa - Praktykuj zasady bezpiecznej pracy i pomagaj w utrzymaniu czystego, uporządkowanego miejsca pracy oraz zdrowego i bezpiecznego środowiska pracy Wymagania - Doświadczenie w ustalaniu grafiku, planowaniu, koordynacji lub szybkim tempie wsparcia operacyjnego - Doświadczenie w środowiskach charakteryzujących się dużą ilością pracy lub wrażliwych na czas, wysoko cenionych - Narażenie na opiekę NDIS lub opiekę zdrowotną jest korzystne, ale niekonieczne - Dobre umiejętności komunikacji i koordynacji - Minimum 2 lata doświadczenia na stanowisku koordynatora dyżurów Cechy osobowe - Wysoce rozwinięte, jasne i skuteczne umiejętności komunikacji, zarówno werbalnej, jak i pisemnej - Odpowiadając na nieregularne godziny pracy i wykonując różnorodne zadania, często z niewielkim wyprzedzeniem lub w nieprzewidywalnych okolicznościach - Umiejętność zarządzania wieloma zadaniami, zapewniania dokładnego raportowania i zwracania uwagi na drobne szczegóły, które mogą mieć znaczący wpływ - Przywiązanie do naszych wartości i umiejętność demonstrowania ich w swojej pracy - Profesjonalne podejście - Umiejętność zrozumienia i poruszania się w złożonych środowiskach interesariuszy - Umiejętności zarządzania czasem ze zdolnością do wielozadaniowości - Silna uczciwość osobista - Zdolność do samodzielnej pracy - Koncentracja na obsłudze klienta: zaangażowanie w zapewnianie wyjątkowej obsługi klienta we wszystkich kanałach - pisemnych, telefonicznych i bezpośrednich. Certyfikaty i/lub kwalifikacje - Odpowiednie kwalifikacje branżowe lub dowód zapisania się na odpowiedni kierunek studiów, cieszący się dużym uznaniem - Moduł orientacji pracowników NDIS (pożądany) - Odpowiednie zezwolenia stanowe lub krajowe Aplikuj bezpośrednio na RemoteJobs.org: https://remotejobs.org/remote-jobs/scheduling- Operations-coordinator-satellite-office