Asystent wykonawczy

Numeris jest najbardziej zaufanym i autorytatywnym źródłem danych dotyczących pomiarów transmisji i zachowań konsumentów w Kanadzie. Jest także wiodącym w branży dostawcą informacji wywiadowczych dla nadawców, reklamodawców i agencji. Od ponad 75 lat jesteśmy uznawani za dostawców złotego standardu w zakresie inteligencji odbiorców.

Mamy wspaniałych ludzi, którzy wykonują wyjątkową pracę. Jesteśmy dumni z budowania środowiska ciągłego uczenia się i możliwości rozwoju zawodowego. Nasze zespoły są otwarte na współpracę, ciekawe świata i zaangażowane w tworzenie wysokiej jakości doświadczeń.

Kochamy to, co robimy, cieszymy się swoim towarzystwem i wspieramy inicjatywy, dzięki którym możemy dać coś od siebie naszym społecznościom. Poszukujemy osób, które pomogą nam kształtować przyszłość Numeris, a przy okazji zapewnią nam mnóstwo dobrej zabawy. Asystent wykonawczy to partner administracyjny wyższego szczebla cieszący się dużym zaufaniem, odpowiedzialny za zapewnianie wszechstronnego wsparcia wykonawczego, operacyjnego i zarządzania dyrektorowi ds. wzrostu (CGO), dyrektorowi ds. badań i operacji (CROO) oraz szerzej rozumianym funkcjom związanym z kadrami i kulturą oraz GRC (zarządzanie, ryzyko i zgodność).

Rola ta wykracza poza tradycyjne wsparcie administracyjne i pełni funkcję centralnego ośrodka dla kierownictwa, zapewniając bezproblemową realizację priorytetów wykonawczych, procesów zarządzania, wewnętrznych przepływów pracy i operacji organizacyjnych. Od osoby piastującej tę funkcję oczekuje się przewidywania potrzeb, proaktywnego ulepszania systemów i zwiększania wydajności narzędzi, procesów i przepływów pracy przywództwa. Kluczowe obszary odpowiedzialności obejmują zarządzanie kalendarzem wykonawczym i priorytetami, koordynację międzyfunkcyjną, zarządzanie i wsparcie w zakresie zgodności (w tym przepływy pracy DocuSign i zatwierdzania), dostosowywanie ładu organizacyjnego w zakresie wdrażania i opuszczania firmy, wsparcie w zakresie śledzenia finansów i przygotowywanie komunikacji dla kierownictwa.

Rola ta wymaga wysokiego stopnia dyskrecji, osądu, dojrzałości organizacyjnej i umiejętności skutecznego działania w dynamicznym środowisku skierowanym do kadry kierowniczej. Wymagana jest obecność w biurze co najmniej dwa razy w tygodniu, a w razie potrzeby dodatkowa obecność w zależności od priorytetów kierownictwa i potrzeb biznesowych. \n Czym będziesz się zajmował Wsparcie dla kadry kierowniczej i kierownictwa - Zapewnienie wysokiego szczebla wsparcia administracyjnego i operacyjnego CGO, CROO i zespołowi kierowniczemu, w tym kompleksowe zarządzanie kalendarzem, ustalanie priorytetów konkurencyjnych wymagań i proaktywna optymalizacja harmonogramu - Koordynowanie spotkań kadry kierowniczej, forów przywódczych i interdyscyplinarnych sesji roboczych, w tym porządków obrad, materiałów informacyjnych i działań następczych - Przygotowywanie i syntezowanie notatek ze spotkań, elementów działań i podsumowań kadry kierowniczej zgodnie z wymaganiami - Zarządzanie organizacjami podróży krajowych i międzynarodowych, planami podróży i logistyką z naciskiem na wydajność i gotowość kadry kierowniczej Zarządzanie, ryzyko i zgodność (GRC) oraz wsparcie przepływu pracy - Wspieranie przepływów pracy w zakresie zarządzania, w tym routingu DocuSign, śledzenia zatwierdzeń, integralności dokumentacji i procesów administracyjnych związanych ze zgodnością - Utrzymywanie uporządkowanej dokumentacji w Confluence, SharePoint, Monday.com i innych systemach przepływu pracy w celu zapewnienia gotowości do audytu i spójności procesów - Wspieranie zgodności z wewnętrznymi ramami zatwierdzania, zapewnianie prawidłowego kierowania, dokumentowania i śledzenia decyzji i podpisów na poziomie kadry kierowniczej - Identyfikowanie i wdrażanie ulepszeń w przepływach pracy i dokumentacji w zakresie zarządzania standardy i procedury operacyjne Wsparcie People & Culture (P&C) - Koordynuje procesy onboardingu i offboardingu we współpracy z P&C i IT, zapewniając spójną, zgodną i dobrze udokumentowaną realizację - Przejmuje wiodącą rolę w wewnętrznych inicjatywach dostosowanych do priorytetów przywództwa firmy, tj. planuje wydarzenia firmowe - Wspiera zespół P&C w organizowaniu zarówno działań wirtualnych, jak i osobistych przez cały rok Wsparcie finansowe i operacyjne - Zarządzanie śledzeniem wydatków na szczeblu kierowniczym, uzgadnianiem kart kredytowych, przesyłaniem faktur i przetwarzaniem zamówień - Wsparcie śledzenie budżetu i dokładność raportowania w zakresie wydatków związanych z przywództwem - Współpraca z działem finansowym zgodnie z wymogami, aby zapewnić terminowe i dokładne przetwarzanie dokumentacji finansowej Zarządzanie biurem i operacjami - Nadzór nad koordynacją operacji biurowych, w tym dostawami, koordynacją dostawców, żądaniami obiektów i logistyką w miejscu pracy - Pełnienie roli głównego łącznika z kierownictwem budynku i wewnętrznymi zespołami operacyjnymi w zakresie potrzeb biurowych (naprawy, dostęp, siedzenia, organizacja spotkań itp.) - Wsparcie osobistej logistyki spotkań i wydarzeń, w tym konfiguracji, koordynacji i podsumowań po wydarzeniu - Zarządza przestrzenią biurową, zamówieniami materiałów eksploatacyjnych, zaopatrzenie kuchni w napoje i przekąski Wsparcie w zakresie komunikacji i prezentacji dla kadry kierowniczej - Opracowywanie, formatowanie i udoskonalanie materiałów prezentacyjnych dla ratuszów, aktualizacji zarządów, spotkań kierownictwa i przeglądów strategicznych - Zapewnianie spójności, przejrzystości i dopracowania na poziomie kadry kierowniczej we wszystkich prezentacjach i materiałach komunikacyjnych - Wspieranie opowiadania historii i strukturyzowania treści przywódczych w prezentacjach wewnętrznych i zewnętrznych Co posiadasz Wykształcenie - Wymagany dyplom ukończenia studiów wyższych; Preferowane wykształcenie licencjackie Doświadczenie - 3 - 6 lat doświadczenia we wsparciu wykonawczym, koordynacji operacji lub na wyższych stanowiskach administracyjnych - Doświadczenie we wspieraniu wyższego kierownictwa (poziom wiceprezesa) - Znajomość zarządzania, przepływów pracy związanych z zgodnością lub systemów zatwierdzania dokumentów (DocuSign lub podobnych) będzie atutem - Preferowane jest doświadczenie w pracy w zespołach interdyscyplinarnych, takich jak HR/P&C, Finanse lub Prawnik Umiejętności i kompetencje - Zaawansowana biegłość w MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) - Silna ocena operacyjna i umiejętność zarządzania konkurencyjnymi priorytetami w czasie rzeczywistym - Wysoka dbałość o szczegóły i nastawienie myślenia systemowego - Dobre umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej - Udokumentowana umiejętność dyskretnego postępowania z poufnymi i wrażliwymi informacjami - Doświadczenie z narzędziami przepływu pracy, takimi jak SharePoint, Confluence, Monday.com lub podobnymi platformami - Możliwość proaktywnego ulepszania procesów, a nie tylko wykonywanie zadań - Przyjemna postawa „można zrobić”, podejmuje kroki w celu proaktywnej pracy w celu wsparcia Co dzięki temu możesz zyskać? - Weź udział w ewolucyjnej podróży w zakresie pomiarów widowni i przestrzeni danych; pracować nad ekscytującymi projektami, dodawać wartość i wywierać pozytywny wpływ na naszą firmę. - Konkurencyjne wynagrodzenie i pakiet świadczeń (konto zdrowotne, stomatologiczne, okulistyczne i osobiste - składki opłacane przez pracodawcę). - Elastyczna lokalizacja pracy (biura stacjonarne w Toronto i Montrealu, zdalne - praca z domu, hybrydowe w zależności od stanowiska). - Ciągłe uczenie się i rozwój za pośrednictwem Percipio, naszego systemu zarządzania nauką. - Bądź częścią dodatkowych programów, takich jak MentorMe, które pomagają sieci naszych pracowników i rozwijają się w organizacji. - Oferty szkoleń przywódczych dla nowych i wschodzących liderów. - Kultura świetnych zespołów, współpracowników i wspierającego przywództwa. - Perkopolis: Udział w programie zapewniającym pracownikom ekskluzywne zniżki na produkty i usługi. Korzyści obejmują zniżki na zakupy, bilety do kina, usługi, bilety na wydarzenia/przedstawienia i wiele więcej! \n65 000 - 80 000 dolarów rocznie\nWspólnie wzmacniamy wartości: odnosimy sukcesy dzięki współpracy ze sobą i z branżą.

Jedność napędza nasz wpływ. Innowacja z intencją: Wychodzimy naprzeciw zmianom i rzucamy wyzwanie konwencjom. Nasza innowacja jest celowa, oparta na spostrzeżeniach, oparta na strategii i skupiona na dostarczaniu znaczących, przyszłościowych rozwiązań.

Na pierwszym miejscu są ludzie: dla nas priorytetem jest dobro, rozwój i głosy naszych pracowników. Aktywnie słuchamy, wspieramy rozwój i tworzymy przestrzeń, w której każdy może odnieść sukces. Excellence in Motion: Dążymy do ciągłego doskonalenia wszystkiego, co robimy, od naszych procesów po czas wprowadzenia produktu na rynek.

Dzięki nastawieniu na rozwój i dążeniu do doskonałości, wprowadzamy rozwiązania w życie z precyzją i celem. Numeris jest pracodawcą zapewniającym równe szanse. Zależy nam na tworzeniu dostępnego środowiska dla wszystkich naszych pracowników i wspieraniu kultury skupiającej się na różnorodności, równości, włączeniu i przynależności.

Wierzymy, że zróżnicowana kadra pomaga każdemu w znaczący sposób przyczyniać się do naszego wspólnego sukcesu. Aplikuj bezpośrednio na RemoteJobs.org: https://remotejobs.org/remote-jobs/executive-assistant-numeris