Starszy Asystent Wykonawczy

O roli Poszukujemy wyjątkowego asystenta wykonawczego, który będzie wspierał naszego dyrektora generalnego i dyrektora finansowego - kogoś, kto łączy wyjątkowe wsparcie kadry kierowniczej z wysoce nowoczesnym, opartym na sztucznej inteligencji podejściem do wykonywania pracy. Zasadniczo jest to rola asystenta wykonawczego. Wyjątkowo dobrze znasz podstawy: kalendarze, spotkania, podróże, komunikację, przygotowania, działania następcze i codzienną koordynację wykonawczą.

To, co wyróżnia tę rolę, to sposób jej wykonywania. Nasza firma działa w ekosystemie technologii w coraz większym stopniu opartym na sztucznej inteligencji. Wiele narzędzi, których używamy do komunikacji, spotkań, dokumentowania, planowania i współpracy, zawiera już sztuczną inteligencję, a ekosystem ten będzie nadal ewoluować.

Szukamy kogoś, kto wyjątkowo płynnie porusza się w tym środowisku - kogoś, kto rozumie, w jaki sposób informacje przemieszczają się między narzędziami i wykorzystuje sztuczną inteligencję, automatyzację i przemyślane przepływy pracy, aby stworzyć płynne środowisko operacyjne wokół naszego dyrektora generalnego i dyrektora finansowego. Celem nie jest dodanie większej liczby procesów ani narzędzi. Ma to na celu zapewnienie, że właściwe informacje dotrą do właściwego dyrektora, we właściwym formacie i we właściwym czasie - przy jak najmniejszym tarciu.

Co będziesz posiadać Wsparcie dla kadry kierowniczej i zarządzanie kalendarzem Własne kompleksowe zarządzanie kalendarzem dyrektora generalnego i dyrektora finansowego, zapewniające, że ich harmonogramy odzwierciedlają ich priorytety. Zarządzaj pocztą elektroniczną i komunikacją Slack dla kadry kierowniczej oraz segreguj ją, pomagając w ustalaniu priorytetów wiadomości, ujawnianiu elementów wrażliwych na czas i dbaniu o to, aby ważne prośby otrzymały terminową realizację. W stosownych przypadkach twórz i wysyłaj rutynowe komunikaty w imieniu kadry kierowniczej, dokonując zdecydowanej oceny tonu, kontekstu i poufności.

Koordynuj wewnętrzne i zewnętrzne spotkania pracowników, klientów, partnerów, inwestorów i innych interesariuszy. Proaktywnie identyfikuj i rozwiązuj konflikty w harmonogramie. Chroń czas skupienia i twórz odpowiednie bufory wokół spotkań i zobowiązań o wysokim priorytecie.

Koordynuj podróże, plany podróży, rezerwacje i powiązaną logistykę. Zarządzaj powtarzającymi się procedurami wykonawczymi i obowiązkami administracyjnymi. Do informacji wysoce poufnych należy podchodzić z wyjątkową dyskrecją i rozsądkiem.

Przygotowanie spotkania i jego realizacja Ułatwisz dyrektorowi generalnemu i dyrektorowi finansowemu przychodzenie na przygotowane spotkania i wychodzenie z nich, wiedząc dokładnie, co będzie dalej. Posiadaj i prowadź roczny kalendarz spotkań ELT, aktywnie planując kluczowe cykle biznesowe, priorytety firmy i inne ważne wydarzenia, aby zespół mógł planować z wyprzedzeniem. Koordynuj całą logistykę osobistych spotkań ELT, w tym kwestie związane z podróżą, przestrzenią konferencyjną, posiłkami, kolacjami zespołowymi, rezerwacjami i innymi potrzebami na miejscu.

Współpracuj z dyrektorem generalnym i ELT, aby mieć pewność, że nadchodzące spotkania i cykle planowania będą przewidywane z dużym wyprzedzeniem, z uwzględnieniem odpowiedniego czasu, materiałów i logistyki. Upewnij się, że spotkania mają odpowiednie programy, materiały, uczestników i kontekst. Organizuj programy, wstępne odczyty, dokumentację spotkań cyklicznych i informacje pomocnicze.

Wykorzystaj narzędzia do spotkań i produktywności obsługujące sztuczną inteligencję, aby rejestrować notatki, decyzje, ważny kontekst i elementy działania. Upewnij się, że odpowiednie wyniki spotkań są udokumentowane i dostępne bez konieczności ręcznego ich organizowania przez kierownictwo. Wyświetlaj powiadomienia i przypomnienia, gdy wymagana jest uwaga kierownictwa lub podjęcie działań.

Zachowaj ciągłość pomiędzy powtarzającymi się spotkaniami, aby kadra kierownicza nie za każdym razem odbudowywała kontekstu. Proces pracy na stanowisku kierowniczym oparty na sztucznej inteligencjiTo najważniejsza część tego stanowiska. Nie potrzebujemy kogoś, kto po prostu wie, jak korzystać z chatbota AI.

Potrzebujemy kogoś, kto rozumie, jak pracować w środowisku, w którym sztuczna inteligencja jest coraz bardziej osadzona we wszystkich stosach technologii. Staniesz się zaawansowanym użytkownikiem narzędzi, których używamy dzisiaj, zachowując jednocześnie ciekawość i zdolność dostosowywania się do zmian tych narzędzi. Zrozumiesz, w jaki sposób informacje przepływają podczas spotkań, komunikacji, dokumentów, kalendarzy, poczty elektronicznej, systemów projektów i innych źródeł - i pomożesz połączyć te elementy w spójny przepływ pracy dla kadry kierowniczej.

Będziesz: Osiągniesz dużą płynność w posługiwaniu się naszymi istniejącymi narzędziami i systemami wewnętrznymi obsługującymi sztuczną inteligencję. Korzystaj z możliwości sztucznej inteligencji dostępnych na tych platformach, aby podsumowywać, organizować, pobierać, łączyć i ujawniać informacje. Połącz informacje między systemami, aby kadra kierownicza nie musiała ręcznie łączyć kontekstu.

Ogranicz niepotrzebne wyszukiwanie, kopiowanie, podsumowywanie i przełączanie kontekstu. Twórz powtarzalne szablony, przepływy pracy i lekkie automatyzacje dla typowych działań wykonawczych. Rozpoznaj, kiedy istniejące narzędzie lub funkcja AI może wyeliminować proces ręczny.

Stale eksploruj nowe możliwości w naszym ekosystemie technologicznym i ustalaj, gdzie mogą one znacząco poprawić produktywność kadry kierowniczej. Dostosuj się w miarę ewolucji naszego stosu technologii, zamiast uzależniać się od określonego zestawu narzędzi. Stosuj doskonałą ocenę poufności, dokładności, pozwoleń oraz sytuacji, w których informacje generowane przez sztuczną inteligencję wymagają przeglądu przez człowieka.

Cel jest prosty: nasi menedżerowie nie powinni być warstwą integrującą wszystkie otaczające ich informacje, rozmowy i systemy. Komunikacja i organizacja informacji Szkic i udoskonalać e-maile, wiadomości, plany zajęć i inną komunikację kierowniczą. Organizuj informacje tak, aby dyrektor generalny i dyrektor finansowy mogli szybko zrozumieć, co muszą wiedzieć.

W razie potrzeby przekształcaj spotkania, rozmowy, dokumenty i inne dane wejściowe w zwięzłe podsumowania. Utrzymuj uporządkowaną dokumentację wykonawczą i materiały referencyjne. Pomóż zapewnić łatwe odzyskanie ważnych informacji, a nie ukrywanie ich w wielu systemach.

Odpowiednio kieruj informacje i pomóż zmniejszyć niepotrzebny hałas dla kadry kierowniczej. Koordynacja wykonawcza Służy jako wysoce niezawodny punkt koordynacji dla osób pracujących z dyrektorem generalnym i dyrektorem finansowym. Koordynowanie logistyki i informacji na potrzeby spotkań kierownictwa, posiedzeń zarządu, spotkań inwestorów, wydarzeń firmowych i innych ważnych interakcji z kadrą kierowniczą.

Utrzymuj powtarzające się kadencje wykonawcze i upewnij się, że materiały są przygotowane z wyprzedzeniem. Śledź żądania kierowane bezpośrednio do biura zarządu i upewnij się, że dyrektor generalny lub dyrektor finansowy ma wgląd w razie potrzeby. Buduj silne relacje robocze w całej organizacji, aby koordynacja działań wykonawczych przebiegała bezproblemowo. Czego szukamy Prawdopodobnie jesteś odpowiednią osobą, jeśli: Masz doświadczenie we wspieraniu kadry kierowniczej wyższego szczebla w szybko zmieniającej się organizacji.

Są wyjątkowo zorganizowani i zorientowani na szczegóły. Posiadaj doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej. Kieruj się mocnym osądem i dyskrecją.

Dobrze radzą sobie z zarządzaniem konkurencyjnymi priorytetami i częstymi zmianami. Przewiduj potrzeby, zamiast czekać, aż powiedzą ci, co robić. Potrafi pewnie i profesjonalnie wchodzić w interakcje z pracownikami, klientami, partnerami, inwestorami i liderami wyższego szczebla.

Czerp radość z tworzenia systemów i ulepszania sposobu wykonywania pracy. Szybko ucz się nowych technologii i naprawdę ciesz się możliwością zostania zaawansowanym użytkownikiem. Czują się komfortowo eksperymentując z możliwościami sztucznej inteligencji i zastanawiając się, gdzie są one - a gdzie nie - przydatne.

Potrafi przeglądać wiele systemów i rozumieć, w jaki sposób informacje powinny przepływać między nimi. Energię zapewnia im środowisko technologiczne, które za 12 miesięcy będzie wyglądać inaczej niż obecnie. Nie musisz być specjalistą technicznym w tradycyjnym tego słowa znaczeniu.

Nie musisz kodować ani budować modeli sztucznej inteligencji. Powinieneś jednak być nieustraszony technologicznie, z natury ciekawy i niezwykle dobry w odkrywaniu, jak narzędzia mogą ze sobą współdziałać. Jak świetnie wygląda Po 6 - 12 miesiącach: Dyrektor generalny i dyrektor finansowy spędzają znacznie mniej czasu na koordynowaniu, wyszukiwaniu informacji i obsłudze logistyki administracyjnej.

Ich kalendarze są starannie zarządzane i odzwierciedlają ich priorytety. Spotkania zawsze mają odpowiednie przygotowanie i kontekst. Notatki ze spotkań, decyzje i odpowiednie działania następcze są rejestrowane bez konieczności wykonywania znacznych wysiłków ze strony kierownictwa.

Informacje efektywnie przepływają pomiędzy narzędziami i systemami firmy. Dyrektor generalny i dyrektor finansowy mogą szybko uzyskać dostęp do potrzebnego im kontekstu bez konieczności przeglądania wielu miejsc. Opracowałeś powtarzalne przepływy pracy, dzięki którym wsparcie kadry kierowniczej jest szybsze i bardziej spójne.

Zidentyfikowałeś i wyeliminowałeś niepotrzebną pracę ręczną dzięki sztucznej inteligencji, automatyzacji lub lepszemu wykorzystaniu istniejącej technologii. Stałeś się zaufanym ekspertem w zakresie pracy dyrektorów generalnych i dyrektorów finansowych oraz tego, jak nasz rozwijający się ekosystem technologiczny może ich najlepiej wspierać. Kierownictwo ufa, że ​​szczegóły zostaną omówione, informacje uporządkowane i wyjdą na jaw, gdy coś będzie wymagało ich uwagi.

Osoba, która odniesie sukces. Jesteś wyjątkowo niezawodny i dobrze zorganizowany, ale nie jesteś przywiązany do tradycyjnych sposobów pracy. Widzisz bałagan w pracy i chcesz go uporządkować.

Widzisz, jak ktoś ręcznie przenosi informacje między systemami i zastanawiasz się, czy istnieje lepszy sposób. Odkrywasz nowe możliwości w narzędziu i natychmiast zaczynasz myśleć o tym, gdzie mogłoby to zaoszczędzić czas lub wyeliminować tarcia. Możesz śmiało powiedzieć: „Rozmyślę to”.

Rozumiesz, że najlepsi asystenci wykonawczy nie tylko zarządzają kalendarzem dyrektora. Tworzą środowisko, w którym dyrektor może działać najlepiej. Przedział wynagrodzeń na stanowisku: 85 000 - 100 000 USD HEAD UP!

Wierzymy w przejrzystość całego procesu rekrutacji. Aby pomóc nam zapewnić idealne dopasowanie, podczas procesu rekrutacji poprosimy Cię o udostępnienie kilku profesjonalnych referencji, które będą mogły potwierdzić Twoje doświadczenie i umiejętności. Wszystko to stanowi część naszego zaangażowania w otwartą, uczciwą komunikację i nasze podstawowe wartości: skupienie, autentyczność, pokora, ciekawość i szczęście.

Oryginalnie opublikowano w Himalajach