Wirtualny asystent ds. administracyjnych i mediów społecznościowych (AU Dayshift, WFH Philippines

Kategoria: Miejsce pracy: Opis stanowiska: Wirtualny asystent ds. administracji i mediów społecznościowych ## Stały Au Dayshift REMOTE, WFH-FILIPINY, VA Stawka: 8 - 9 AUD za godzinę Rozpoczęcie od 30 godzin tygodniowo (przejście na pełny etat w zależności od wyników) Typ klienta: Firma prawnicza Raportowanie do głównego / zarządzającego prawnika / kierownika operacyjnego, zgodnie z zaleceniami Podstawowy standard Dokładna, poufna, praktyczna i zorientowana na wyniki praca Cel roli: Zapewnienie niezawodnego wsparcia administracyjnego, utrzymanie organizowała dokumentację i pomagała w profesjonalnych mediach społecznościowych, komunikacji i angażowaniu interesariuszy, aby firma prezentowała się spójnie i działała efektywnie. O roli Poszukujemy zorganizowanego, proaktywnego wirtualnego asystenta ds. administracyjnych i mediów społecznościowych, który będzie wspierał codzienne operacje, komunikację, obecność cyfrową i zarządzanie dokumentacją. Stanowisko wymaga dobrej komunikacji pisemnej, dbałości o szczegóły, poufności i umiejętności zarządzania konkurencyjnymi priorytetami bez stałego nadzoru.

Wybrany kandydat będzie pomagał w planowaniu, organizacji dokumentów, badaniach online, monitorowaniu poczty elektronicznej, komunikacji z klientami i interesariuszami oraz przygotowywaniu profesjonalnych treści dla mediów społecznościowych i profili biznesowych. Kluczowe cele - Utrzymywanie porządku i aktualności systemów administracyjnych, plików, rejestrów i komunikacji. - Wspieraj spójną i profesjonalną widoczność w Internecie we właściwych mediach społecznościowych i platformach profesjonalnych. - Pomaganie kierownictwu i członkom zespołu poprzez przygotowywanie przejrzystych dokumentów, podsumowań, raportów i korespondencji. - Poprawa reakcji na zapytania, interesariuszy i prośby wewnętrzne. - Utrzymuj dokładne listy kontaktów, zapisy i dzienniki zadań. Kluczowe obowiązkiWsparcie administracyjne - zapewnia wsparcie administracyjne zespołowi, w tym planowanie, koordynacja kalendarza, przygotowywanie prezentacji, organizacja spotkań, sporządzanie notatek i streszczenia dokumentów. - Monitoruj, organizuj i ustalaj priorytety wiadomości e-mail, zadań i zapytań serwisowych. - Przygotowywanie komunikacji, w tym notatek, e-maili, faktur, raportów i innej korespondencji. - Prowadzenie akt, teczek, rejestrów i rejestrów dokumentów w sposób przejrzysty i spójny. - Przeprowadź badania online, aby zlokalizować i zweryfikować dane kontaktowe, w tym numery telefonów, adresy e-mail i dane interesariuszy. - Aktualizuj arkusze kalkulacyjne i bazy danych, upewniając się, że informacje są aktualne, dokładne i spójnie sformatowane. - Odpowiadaj na rutynowe zapytania i eskaluj sprawy wymagające uwagi specjalistów lub kierownictwa. - Pomoc w ogólnej obsłudze biura, przygotowywaniu dokumentów i doraźnych zadaniach administracyjnych.

Obsługa mediów społecznościowych i profili zawodowych - Twórz, planuj i pomagaj w kampaniach w mediach społecznościowych na platformach takich jak LinkedIn, Facebook i Instagram, zgodnie z marką, tonem i standardami zawodowymi firmy. - Utrzymuj lub aktualizuj profile klientów, firm lub zawodowych zgodnie z zaleceniami. - Współpracuj z członkami wewnętrznego zespołu, aby opracować odpowiednie, dokładne i angażujące treści do postów, kampanii i aktualizacji. - Monitoruj rozmowy online dotyczące firmy, usług, branży i reputacji zawodowej. - Śledź skuteczność kampanii i raportuj kluczowe wskaźniki, takie jak zasięg, zaangażowanie, wyświetlenia, zapytania i wygenerowane leady. - Utrzymuj uporządkowane kalendarze treści, foldery zasobów i zapisy kampanii. Komunikacja z interesariuszami - profesjonalna komunikacja z kluczowymi interesariuszami, użytkownikami usług, rodzinami, personelem, rzecznikami, dostawcami i innymi osobami kontaktowymi, jeśli jest to wymagane. - Stosuj jasną komunikację pisemną i odpowiednią eskalację w przypadku zapytań wrażliwych, pilnych lub przekazanych na zewnątrz. - Zachowaj poufność i dyskrecję podczas przetwarzania informacji wewnętrznych, klientów lub interesariuszy. Wymagane umiejętności i doświadczenie - WYMAGANE jest wcześniejsze doświadczenie na stanowisku administratora, wirtualnego asystenta, mediów społecznościowych lub wsparcia w komunikacji - Doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej. - Silne zdolności organizacyjne i umiejętność dokładnego zarządzania wieloma zadaniami. - Biegła znajomość pakietu Microsoft Office, w tym Word, Excel i PowerPoint; mile widziana jest także znajomość Google Workspace. - Znajomość platform mediów społecznościowych i narzędzi do zarządzania mediami społecznościowymi. - Umiejętność tworzenia jasnych, angażujących i profesjonalnych treści. - Duża dbałość o szczegóły podczas prowadzenia rejestrów, arkuszy kalkulacyjnych i list kontaktów. - Umiejętność samodzielnej pracy, dotrzymywania terminów i szukania wyjaśnień, jeśli to konieczne. - Rozsądny osąd, poufność i profesjonalizm.

Pożądane umiejętności i doświadczenie - doświadczenie we wspieraniu kancelarii prawnej, firmy świadczącej usługi profesjonalne, regulowanej działalności gospodarczej lub usługodawcy mającego kontakt z klientem. - Doświadczenie z Canva, Meta Business Suite, LinkedIn, narzędziami do planowania, platformami e-mail marketingu lub systemami CRM. - Podstawowa wiedza na temat spójności marki, tonu głosu i ryzyka reputacji w komunikacji online. - Doświadczenie w przygotowywaniu krótkich raportów, podsumowań, protokołów lub aktualizacji dla interesariuszy. Miary sukcesu - Zadania administracyjne są wykonywane rzetelnie i terminowo. - Pliki, zapisy, arkusze kalkulacyjne i komunikaty są uporządkowane i łatwe do zlokalizowania. - Media społecznościowe i profile zawodowe są aktualne, spójne i zgodne z celami marki. - Zapytania zainteresowanych stron są rozpatrywane szybko i profesjonalnie. - Kierownictwo i członkowie zespołu doświadczają zmniejszonego obciążenia administracyjnego. Szczegóły Aplikuj bezpośrednio na RemoteJobs.org: https://remotejobs.org/remote-jobs/administrative-and-social-media-virtual-assistant-au-dayshift-wfh-philippines-scale-x-solutions