Asystent administracyjny wykonawczy

Ta oferta pracy dotyczy przyszłych możliwości w naszej organizacji. Chociaż w tej chwili możemy nie mieć konkretnego stanowiska, stale poszukujemy utalentowanych osób, które dołączą do naszego zespołu. Aplikując na to stanowisko, wyrażasz zainteresowanie potencjalnymi przyszłymi stanowiskami, które odpowiadają Twoim umiejętnościom i doświadczeniu.

Zależy nam na budowaniu zróżnicowanego i dynamicznego zespołu, dlatego zachęcamy do przesłania aplikacji w celu rozpatrzenia pod kątem nadchodzących możliwości. Dziękujemy za zainteresowanie dołączeniem do naszego zespołu! Informacje na temat roli Capitol Advisors on Technology poszukuje obecnie asystentów wykonawczych do spraw administracyjnych, którzy będą wspierać naszych obecnych i przyszłych klientów.

Może to być praca na pełny lub niepełny etat, a większość pracy będzie wykonywana zdalnie. Asystent ds. administracyjnych wykonawczych będzie wykonywał obowiązki administracyjne dla kadry kierowniczej. Odciąży dyrektora z funkcji o charakterze administracyjnym, aby zwiększyć ilość czasu, jaki będzie miał na wykonywanie obowiązków na szczeblu wykonawczym.

Może on/ona radzić sobie z różnorodnymi sytuacjami i konfliktami związanymi z pełnieniem funkcji urzędniczych i administracyjnych w celu wspierania kadry kierowniczej i będzie odpowiedzialny za materiały poufne i wrażliwe na czas. Przygotowuje korespondencję rutynową i zaawansowaną, w tym pisma, memoranda i raporty. Planowanie i osiąganie celów opiera się na doświadczeniu i osądzie.

Co będziesz robić OBOWIĄZKI OBEJMUJĄ MIĘDZY INNYMI: Kalendarz i organizacja spotkań: - Monitorowanie szerokiego zakresu komunikacji w celu ustalenia harmonogramu. - Prowadzenie kalendarza i zapewnianie powiązanego wsparcia przydzielonym członkom kadry kierowniczej wyższego szczebla (3 kadry kierowniczej wyższego szczebla). - Wykonaj wszystkie czynności wymagane do planowania spotkań, koordynowania i konfigurowania/łączania się z wirtualnymi spotkaniami i konferencjami, korzystając z subskrypcji rządowych dla platform wirtualnych, zgodnie z wymaganiami. - Przeprowadzaj co najmniej jedno cotygodniowe spotkanie z kadrą kierowniczą na temat ich indywidualnych potrzeb w zakresie kalendarza, wymagań dotyczących spotkań wybiegających w przyszłość lub omówienia wyzwań związanych z kalendarzami/harmonogramami. Misja i zaangażowanie organizacyjne: - Uzyskaj dokładne zrozumienie misji, celów i struktury organizacyjnej (w siedzibie i poza nią, federalnej i wykonawcy) biura, do którego przydzielono, w celu lepszego interfejsu i ułatwienia komunikacji z innymi. Komunikacja z interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi: - Komunikowanie się i kontaktowanie się z władzami rządowymi i wykonawcami (w tym przydzielonym im personelem), aby ułatwić spotkania i przekazywanie innych istotnych informacji dotyczących pozyskiwania.

Wsparcie administracyjne: - Zapewnienie wsparcia administracyjnego w zakresie przygotowywania, tworzenia, formatowania, przeglądania i edytowania korespondencji, raportów, notatek, memorandów, listów, prezentacji i innych form komunikacji w celu zapewnienia zgodności z odpowiednim formatowaniem, instrukcjami proceduralnymi, dokładnością, typografią/ortografią, gramatyką i niezbędnymi załącznikami do dystrybucji zgodnie z zaleceniami lub stosownie do potrzeb. - Prowadzenie głównych katalogów pracowników i schematów organizacyjnych. - Przeglądanie korespondencji pod kątem podpisów członków wyznaczonego personelu, przełożonego lub innych menedżerów wyższego szczebla oraz odpowiedniego formatu. Wsparcie podczas spotkań: - Zapewnij wsparcie administracyjne podczas spotkań, konferencji itp. zgodnie z żądaniem oraz zapewnij dokładne sporządzanie notatek z takich spotkań. - Prześlij notatki podsumowujące ze spotkań, elementy działań i/lub raporty ze spotkań do dystrybucji nie później niż 3 dni po zakończeniu spotkań zaplanowanych na 75 minut lub krócej. Nie później niż 5 dni w przypadku strategicznych konferencji i spotkań trwających dłużej niż 90 minut, - Przetwarzanie/śledzenie pakietów zapotrzebowań: zbieranie, składanie, śledzenie, przygotowywanie i przesyłanie do rozsyłania oraz utrzymywanie pakietów zapotrzebowań związanych z zamówieniami/zakupami OA p (tj. arkusz routingu, dokumenty nabycia i inne istotne informacje).

Kwalifikacje Idealny kandydat będzie posiadał: - Udokumentowane doświadczenie na stanowisku Asystenta Administracyjnego, Starszego Asystenta Wykonawczego lub na innym wymaganym stanowisku sekretarskim - Dodatkowym atutem będzie wcześniejsze doświadczenie w agencji rządowej - Pełne zrozumienie systemów i procedur zarządzania biurem - Doskonała znajomość pakietu MS Office - Biegła znajomość języka angielskiego - Wzorowe umiejętności planowania i zarządzania czasem - Aktualność w zakresie postępów w aplikacjach biurowych - Umiejętność wykonywania wielu zadań wielozadaniowych i ustalania priorytetów w codziennej pracy - Wysoki poziom umiejętności komunikacji werbalnej i pisemnej - Dyskrecja i poufność - wymagane wykształcenie średnie. Capitol Advisors on Technology jest pracodawcą zapewniającym równe szanse. Wszyscy kandydaci będą brani pod uwagę pod kątem zatrudnienia bez względu na rasę, kolor skóry, religię, płeć, orientację seksualną, tożsamość płciową, pochodzenie narodowe, weterana lub status niepełnosprawności.

Aplikuj bezpośrednio na RemoteJobs.org: https://remotejobs.org/remote-jobs/executive-administrative-assistant-capitol-advisors-on-technology